Politiques et procédures

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Confidentialité

1.0 Introduction

Le Comité consultatif sur les nominations à la magistrature a adopté les deux principes fondamentaux suivants concernant la confidentialité des renseignements en sa possession :

  1. tous les renseignements relatifs aux méthodes et procédures générales du Comité sont à la disposition de quiconque souhaite les consulter;
  2. les renseignements personnels sur les candidats sont confidentiels, à moins qu’ils ne soient divulgués par les candidats eux-mêmes.

2.0 Renseignements sur les méthodes et procédures

La Loi sur les tribunaux judiciaires, en vertu des modifications apportées en 1995, exige que le Comité soit composé de 13 membres, dont la majorité doit être des personnes qui ne sont ni juges, ni avocats. Les organismes chargés des nominations doivent reconnaître l’importance qu’il y a de refléter la diversité de la population de l’Ontario dans la composition du Comité et de garantir un équilibre général tenant compte de la dualité linguistique de la province, de la représentation des minorités et de l’équilibre entre les deux sexes.

Le présent rapport précise les critères et les méthodes de sélection des candidats.

Les membres du Comité font des présentations auprès d’organismes ou lors de conférences juridiques afin d’informer les membres de la profession et du public du processus de nomination et sont convaincus que ce processus doit être ouvert et transparent.

3.0 Renseignements sur les personnes ayant posé leur candidature

Autant il est ouvert à l’égard des renseignements mentionnés dans l’article précédent, autant le Comité veille soigneusement à protéger le caractère confidentiel des renseignements concernant les candidats. À cette fin, il prend les mesures suivantes :

  1. les renseignements délicats sont gardés en lieu sûr;
  2. le jour des entrevues, les candidats n’ont pas l’occasion de se rencontrer;
  3. les dossiers des candidats et les notes des membres sont détruits ou déchiquetés dès que possible après que les candidats ont été nommés;
  4. les personnes citées en référence par les candidats sont avisées que tous les renseignements fournis seront maintenus confidentiels par le Comité;
  5. les avocats, juges, agents des tribunaux et représentants communautaires avec lesquels le Comité communique pour des enquêtes confidentielles sont avisés que leur nom ne sera pas associé à leurs commentaires confidentiels;
  6. l’accès aux dossiers du Comité est strictement interdit à toute personne externe, sauf disposition contraire dans la loi, y compris aux fonctionnaires qui ne sont pas associés au Comité;
  7. le Comité tient ses réunions et ses entrevues ailleurs que dans les locaux du gouvernement.

4.0 Application de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée

Le Comité a demandé au gouvernement à plusieurs occasions, et continue à lui demander, de modifier la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Le Comité veut que les renseignements privés sur les candidats soient exemptés de l’application de cette loi. Il existe un précédent dans ce domaine avec le chapitre 12 des L.O. 1994, aux termes duquel tous les dossiers du Conseil de la magistrature de l’Ontario ne peuvent être divulgués sans l’accord du dit Conseil.

Critères de nomination

Il importe que les membres du barreau admissibles et le grand public soient au courant des critères retenus par le Comité pour choisir les candidats qu’il recommande. C’est pourquoi, par souci de commodité, ces critères sont repris dans le rapport annuel.

Voici le résumé des critères actuellement en vigueur :

1.0 Critères d’évaluation des candidats

Excellence professionnelle

  • L’excellence professionnelle constitue le principal critère d’évaluation des candidats.
  • Haut niveau de réussite professionnelle dans le ou les secteurs juridiques dans lesquels le candidat a exercé son activité. Il est souhaitable, sans être indispensable, que le postulant ait de l’expérience dans le domaine du droit qui est de la compétence de la Cour de justice de l’Ontario où il souhaite être nommé.
  • Participation aux activités professionnelles qui permettent de se tenir au courant de l’évolution du droit et de l’administration de la justice.
  • Engagement confirmé à poursuivre une formation continue en droit.
  • Intérêt pour les volets administratifs des attributions d’un juge ou une certaine aptitude à cet égard.
  • Capacité de bien écrire et de bien communiquer.

Conscience communautaire

  • Engagement à l’égard du service public.
  • Conscience des problèmes sociaux à l’origine des affaires portées devant les tribunaux et intérêt pour ces questions.
  • Sensibilité à l’évolution des valeurs sociales relatives aux questions criminelles et familiales.
  • Intérêt pour les méthodes de règlement des différends offrant une solution de rechange aux jugements formels ainsi que pour les ressources communautaires pouvant intervenir dans le processus de règlement des affaires.

Qualités personnelles

  • Aptitude à écouter.
  • Respect de la dignité essentielle des personnes, sans égard à leur situation.
  • Politesse et considération pour autrui.
  • Conscience morale et valeurs éthiques exemplaires.
  • Capacité de prendre rapidement des décisions.
  • Patience
  • Ponctualité et bonnes habitudes régulières de travail.
  • Réputation d’intégrité et d’équité.
  • Compassion et empathie.
  • Absence de manières pompeuses et de tendances à l’autoritarisme.

Considérations démographiques

  • La magistrature de la Cour de justice de l’Ontario devrait être représentative de la population qu’elle sert. Le Comité est conscient de la question de la sous-représentation dans l’effectif judiciaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles et ethniques/culturelles, des membres du groupe des LGBTQ2 et des personnes handicapées.

Politiques et procédures relatives aux nominations à la magistrature

La procédure ci-dessous décrit toutes les étapes que suit le Comité pour arriver à ses recommandations :

1.0 Vue d’ensemble de la démarche

1. Annonce de la vacance

Tous les postes vacants sont annoncés sur le site Web des Cours de l’Ontario à www.ontariocourts.ca/ocj/fr/jaac/, sous réserve des exceptions indiquées ci-dessous à la section Nouveaux postes vacants. Les personnes intéressées disposent de quatre semaines pour envoyer leur dossier de candidature. Les personnes intéressées peuvent s’inscrire sur le site Web pour recevoir des avis de sièges vacants par courriel. Outre ces annonces, le Comité fait parvenir un avis du poste vacant à près de 223 associations juridiques et non juridiques intéressées en leur demandant de porter cet avis à l’attention de leurs membres.

2. Examen des demandes par les membres

Chaque membre reçoit une liste de tous les candidats qui ont répondu à l’annonce et des copies de tous les formulaires de renseignements sur le candidat ou la candidate. Ils remettent cette liste à la secrétaire du Comité, qui se charge de compiler une liste maîtresse des candidats choisis par au moins quatre membres, ainsi que des nouveaux candidats qui postulent pour la première fois. Ces candidats feront l’objet d’un contrôle des références et de demandes de renseignements confidentielles. Si un membre du Comité prouve que l’on a omis de sélectionner, pour le contrôle des références et la demande de renseignements confidentielle, une candidate ou un candidat qui possède les qualités requises pour la nomination à un poste de juge, ce membre peut demander au Comité que l’on ajoute à la liste le nom de la personne en question.

3. Contrôle des références et demandes de renseignements confidentielles

Chaque membre reçoit une liste de candidats sélectionnés par au moins quatre membres du Comité, ainsi que des nouveaux candidats. Le contrôle des références et les demandes de renseignements confidentielles sont ensuite effectués, sauf si ce processus a déjà été suivi au cours des deux dernières années relativement à un autre poste vacant. Ces demandes de renseignements peuvent être adressées à des juges, des agents des tribunaux, des avocats, des associations juridiques ou des organisations de services sociaux ou communautaires de même qu’aux personnes que le candidat a citées comme références. Après cette étape, les membres du Comité se réunissent pour discuter de l’information obtenue et choisir les candidats qui seront convoqués à des entrevues.

Cette réunion de sélection a généralement lieu de trois à quatre semaines après que les membres ont reçu la liste des candidats à examiner. Les entrevues ont lieu environ trois semaines après la réunion de sélection.

4. Entrevues

Habituellement, 16 candidats au plus sont convoqués à des entrevues qui s’échelonnent sur deux jours. Chaque entrevue dure environ 30 minutes. Normalement, tous les membres du Comité assistent à chaque entrevue. Pour poser les questions, les membres du Comité interrogent à tour de rôle les postulants. Après chaque entrevue, le Comité discute des mérites de la candidate ou du candidat. Après la dernière entrevue pour un poste vacant donné, les membres du Comité examinent les mérites respectifs des candidats qui viennent de passer une entrevue et de ceux qu’ils ont déjà interrogés à l’occasion d’une autre vacance dans l’année qui précède et qui ont présenté une demande pour le nouveau poste à combler.

5. Recommandations au procureur général

En vertu de la Loi sur les tribunaux judiciaires, pour chaque poste qui est vacant, le Comité présente au procureur général une liste, selon un ordre de préférence, d’au moins six candidats qu’il recommande ainsi que de brèves raisons à l’appui, sous réserve des exceptions prévues par la loi. De plus, la liste est accompagnée du formulaire de candidature présentée par chaque candidat.

La liste des candidats recommandés n’est remise au procureur général que lorsque les résultats positifs des contrôles exigés auprès du Barreau, de LawPRO et du CIPC ont été obtenus. Ces résultats sont habituellement reçus dans les trois semaines qui suivent les entrevues.

C’est à ce stade que prend fin le travail du Comité. Le Comité n’avise pas les candidats que leur nom figure ou non sur la liste restreinte présentée au procureur général, puisqu’il s’agit d’une recommandation personnelle et confidentielle à l’intention du procureur général.

6. Nouveaux postes vacants

Parfois, après qu’une vacance a été annoncée et que la procédure de sélection est en cours, d’autres postes deviennent vacants dans la même région et pour le même domaine du droit. Dans ces circonstances, pour gagner du temps, le Comité peut sauter l’étape de l’annonce des autres postes. Les membres évalueront alors les personnes qui ont posé leur candidature pour le poste annoncé et décideront lesquels de ces candidats seront retenus pour les étapes suivantes de la sélection, pour tous les postes.

Si le Comité a fourni, pour le même palais de justice, une recommandation concernant un poste vacant au sein de la magistrature dont les exigences correspondent à celles du nouveau poste vacant au sein de la magistrature au cours des 12 derniers mois, le Comité ne doit pas annoncer ce nouveau poste vacant. Comme l’exige la loi, le Comité fournira plutôt au procureur général une recommandation qui se fonde sur le recrutement précédent.

2.0 Formulaire de renseignements sur le candidat/la candidate à la magistrature

  1. Tous les candidats doivent soumettre un exemplaire à jour dactylographié du « formulaire de renseignements sur le candidat/la candidate », qui a été conçu de manière à obtenir des renseignements qui ne figurent habituellement pas dans un curriculum vitae ordinaire. Il s’agit notamment de la nature des travaux juridiques que le candidat ou la candidate a effectués et de l’expérience qu’il ou elle a acquise dans l’exercice de ses fonctions, y compris l’expérience préalable à leur entrée dans le secteur du droit. Les candidats expliquent aussi pourquoi ils souhaitent devenir juges et évaluent leurs propres qualités à cet égard.

La demande des candidats qui transmettent un curriculum vitae ordinaire et refusent de remplir le formulaire du Comité sera rejetée, sans être examinée.

  1. Les candidats doivent remettre une copie électronique signée du Formulaire de renseignements à jour et joindre à leur première demande une copie de chacun des formulaires dûment signés d’autorisation de sécurité, de divulgation de renseignements, et d’autorisation de divulguer.
  2. Si un candidat ou une candidate désire modifier des renseignements contenus dans sa Formule de renseignements après avoir postulé, il ou elle doit communiquer avec le secrétaire du Comité pour connaître la marche à suivre.
  3. Une personne doit présenter la Formule de renseignements sur le candidat/candidate à la magistrature actuelle pour chaque candidature à un poste annoncé qui l’intéresse. Le Comité n’examine pas d’office les demandes versées aux dossiers
  4. La Formule de renseignements sur le candidat/candidate à la magistrature doit être transmise en format PDF, afin d’en garantir l’intégrité. Aucun autre format ne sera accepté. Par ailleurs, le Comité n’étudiera pas les candidatures soumises qui n’utilisent pas la version actuelle de la Formule de renseignements, ou qui sont reçues après la date de clôture précisée dans l’annonce du poste
  5. Un accusé de réception est envoyé pour chaque demande donnant suite à la parution d’une annonce de poste vacant à la magistrature. Cependant, le Comité n’informe pas les candidats s’ils n’ont pas té retenus pour une entrevue. Au contraire, la lettre d’accusé de réception précise aux candidats : [traduction] « Si vous êtes sélectionné(e) pour une entrevue, nous communiquerons par téléphone avec vous dans la semaine du … ».
  6. Les candidats qui ont passé une entrevue au cours des 12 derniers mois ne seront pas nécessairement convoqués à une nouvelle entrevue; en se fondant sur l’entrevue précédente, le Comité examinera la candidature de toute personne qui a demandé que sa demande soit considérée pour le siège vacant annoncé.
  7. Les candidats qui ont passé une entrevue à cette occasion ou lors d’une occasion précédente et qui ont demandé que leur candidature soit examinée pour une vacance donnée qui a été annoncée ne sont pas informés si leur nom a été ajouté à la liste soumise au procureur général. De la même façon, le Comité n’informe pas les candidats lorsqu’il a terminé son travail pour une vacance donnée à la magistrature et présenté une liste des candidats recommandés au procureur général.

3.0 Références

  1. Le Comité demande aux candidats de ne pas joindre de lettres d’appui et de ne pas en faire envoyer.
  2. Le Comité demande aux candidats de fournir les noms, adresses de courriel et postales complètes (personnelle et professionnelle), y compris les codes postaux, les numéros de téléphone cellulaire personnel et au bureau des personnes qu’ils ont citées pour fournir des références. Les candidats doivent s’assurer de l’exactitude des renseignements fournis avant d’envoyer leur formulaire. Étant donné que les membres qui contrôlent les références le font souvent en soirée et pendant les fins de semaine, il est primordial d’indiquer le numéro de téléphone cellulaire personnel des personnes dont le nom a été donné en référence.
  3. Le Comité envoie à toutes les personnes mentionnées en référence une lettre pour les informer qu’une candidate ou un candidat a soumis leur nom et qu’un membre du Comité pourrait communiquer avec elles. Il indique également qu’elles ne sont pas tenues de communiquer par écrit avec le Comité et joint une liste des membres.
  4. Le Comité garde en toute confidentialité les renseignements fournis par les personnes dont le nom est donné comme référence et obtenus grâce à des demandes de renseignements confidentielles.

4.0 Demandes et plaintes du Barreau et autres demandes et plaintes en instance

  1. Membres du Barreau : pour être admissibles, les candidats doivent avoir été membres du barreau d’une des provinces ou d’un des territoires du Canada pendant au moins 10 ans, ou avoir, pour un nombre total d’au moins 10 ans, d’une part, été membres d’un tel barreau et d’autre part, après être devenus membres d’un tel barreau, exercé à temps plein des pouvoirs et fonctions de nature judiciaire dans le cadre d’un poste occupé en vertu d’une loi du Canada ou d’une province ou d’un territoire de celui-ci, et être actuellement membres en règle du barreau.
  2. Plaintes relatives à la pratique : En général, on ne considère pas pour une entrevue des candidats au sujet de qui des plaintes ont été déposées au Barreau et qui ne sont pas encore résolues. Il revient au candidat ou à la candidate de faire régler de telles plaintes; toutefois, si le Comité reçoit assez d’information indiquant que la plainte est frivole ou sans fondement, une telle plainte n’empêchera pas que le candidat ou la candidate soit considéré et passe une entrevue, mais la nomination de cette personne ne serait pas recommandée tant que la plainte n’aura pas été retirée.
  3. Si le Barreau de l’Ontario ou tout autre barreau a pris des sanctions contre un candidat ou une candidate, le Comité tient compte des circonstances. Le Comité décide alors s’il y a lieu ou non de considérer la candidature de cette personne à une nomination à la magistrature.
  4. Demandes relatives à des erreurs et omissions : En général, on ne considère pas pour une entrevue des candidats qui font l’objet de demandes relatives à des erreurs et omissions en instance à la Compagnie d’assurance de la responsabilité civile professionnelle des avocats. Il revient au candidat ou à la candidate de faire régler de telles demandes; toutefois, si le Comité reçoit assez d’information indiquant que la demande est sans fondement, une telle demande n’empêchera pas alors que la candidate ou le candidat soit considéré et passe une entrevue, mais la nomination de cette personne ne serait pas recommandée tant que la plainte n’aura pas été retirée.
  5. Demandes ou jugements en matière civile : Le Comité pourrait considérer la candidature d’une personne impliquée dans une réclamation ou procédure civile si, après avoir reçu les détails de l’instance, ses membres sont d’avis que celle-ci ne justifie pas le rejet de la candidature de la personne en question.
  6. Autres questions financières : Le Comité doit être avisé de tout jugement civil en instance, de tout arriéré de pension alimentaire, de toute proposition passée ou présente faite à des créanciers ou de cession de biens relative à une faillite, ainsi que de toute difficulté financière grave éprouvée par une candidate ou un candidat.
  7. De plus, si un candidat ou une candidate fait l’objet d’une ordonnance d’un tribunal, le Comité doit en être avisé.

5.0 Casier judiciaire

En général, le Comité ne considère pas pour une entrevue des candidats qui ont été reconnus coupables d’une infraction criminelle pour laquelle ils n’ont pas reçu une suspension du dossier.

6.0 Directives sur les conflits d’intérêts

  1. Le Comité n’examinera aucune demande de nomination à la magistrature présentée par un député ou une députée qui est membre du parti politique du gouvernement au pouvoir. Les anciens députés membres du parti politique au pouvoir peuvent poser leur candidature deux ans après avoir quitté leurs fonctions à l’Assemblée législative.
  2. Conformément à la Loi sur les tribunaux judiciaires, les membres du Comité ne peuvent pas soumettre de candidature à une nomination à la Cour de justice de l’Ontario pendant trois ans à partir de la date à laquelle ils cessent de siéger au Comité.
  3. Le nom d’aucun membre actif du Comité ne peut être donné comme référence par un candidat ou une candidate qui présente une demande de nomination à la Cour de justice de l’Ontario.
  4. Les membres du Comité qui estiment avoir un parti pris ou un préjugé, réel ou apparent, à l’égard d’une candidate ou d’un candidat doivent faire part de ce conflit et s’abstenir de participer à l’évaluation, à l’interrogatoire et à l’examen du dossier de la candidate ou du candidat.

7.0 Nouvelle entrevue des candidats

Le Comité conserve de registre des candidats qui ont déjà été recommandés, mais n’ont pas été nommés, ou qui ont passé une entrevue mais n’ont pas été recommandés.

Le Comité peut ne pas estimer nécessaire de convoquer à une nouvelle entrevue les candidats qui en ont déjà passé une au cours des 12 mois précédents. S’ils postulent de nouveau pour le siège vacant, ces candidats seront comparés et classés avec les autres personnes ayant passé des entrevues pour le siège en question. Néanmoins, le Comité se réserve le droit de convoquer une candidate ou un candidat à une nouvelle entrevue, et il se prévaut de cette prérogative lorsqu’il l’estime approprié.

8.0 Avis de vacance et transfert après nomination

Lorsqu’un siège de la magistrature de la Cour de justice de l’Ontario devient vacant, le juge en chef de la Cour de justice de l’Ontario, après avoir tenu compte des ressources nécessaires à l’échelle de la province, établit le lieu du siège à pourvoir et en informe le procureur général. Ce dernier demande alors au Comité de déclencher le processus d’identification des candidats aptes à être nommés à la magistrature pour être en mesure de présenter des recommandations.

En raison du nombre important de demandes de transfert, le juge en chef a avisé le Comité que même si le juge en chef conserve le pouvoir discrétionnaire d’affecter les juges selon les besoins de la Cour en tout temps, la Cour de justice de l’Ontario a pour politique générale de ne pas prendre en compte une demande de changement permanent d’affectation présentée par une ou un juge dans les cinq ans suivant sa nomination. Avant de déclarer qu’un poste à la magistrature est vacant, les besoins de la Cour et l’engagement à long terme auprès de la collectivité concernée font l’objet d’un examen et d’une évaluation. Il s’agit d’un engagement pris à la fois par la Cour et par la ou le juge nommé à ce poste. En général, lorsque quelqu’un est nommé à la magistrature dans un tribunal local, si cette personne ne demeure pas déjà dans la collectivité en question ou à proximité, la Cour s’attend à ce qu’elle déménage rapidement après sa nomination pour s’installer dans la collectivité en question ou à une distance raisonnable de celle-ci. Après avoir siégé pendant cinq ans à ce poste, le ou la juge peut demander son transfert. S’il y a alors un poste vacant, cette demande sera examinée avec celles présentées par d’autres juges souhaitant être affectés au même endroit. D’autres facteurs interviendront également, notamment les besoins des localités en question et l’opinion du juge principal régional et des autres juges de la région.