Utilisation du logiciel CaseLines au sein de Cour supérieure de justice – Conseils rapides

Contenu

  1. Inscription. 
  2. Invitations. 
  3. Ouvrir une session dans CaseLines.
  4. Inviter des avocats, des adjoints juridiques ou des tiers à votre cause.
    4.1 Accès aux événements ultérieurs.
    4.2 Supprimer l’accès d’un avocat à la cause.
  1. Quels documents téléverser
  2. Nommer les documents téléversés.
    6.1     Modifier l’ordre des documents.
  1. Créer des hyperliens entre des documents téléversés dans CaseLines et des sites Web externes.
  2. Créer des hyperliens vers des sections du même document (c’est-à-dire des signets)
  3. Créer des hyperliens entre deux ou plusieurs documents téléversés dans CaseLines.
  4. Numéroter les pages.
  5. Comment téléverser vos documents dans CaseLines :
  6. Téléverser des projets d’ordonnance et des formulaires contenant des champs à remplir dans CaseLines.
  7. Accéder aux renseignements détaillés concernant l’audience virtuelle.
  8. Renvoyer le fonctionnaire judiciaire à une page spécifique de vos documents.
  9. Ordonnances et inscriptions.
  10. Aide.

Vous trouverez ci-dessous des conseils rapides visant à faciliter l’utilisation du logiciel CaseLines pour le traitement des affaires de la Cour supérieure de justice. Des renseignements plus détaillés sont disponibles sur le site Web de la Cour supérieure de justice à l’adresse suivante : https://www.ontariocourts.ca/scj/caselines/cl-guide/

Ne téléversez dans CaseLines que les documents qui ont été déposés auprès de la Cour. Pour tout ce qui a trait au dépôt de documents, veuillez vous référer à la page Avis consolidé à la profession, aux parties, au public et aux médias.

 

1.    Inscription

Inscrivez-vous en tant qu’utilisateur de CaseLines en Ontario à l’adresse suivante : https://ontariocourts.caselines.com/?tlang=fr-CA. Configurez CaseLines en tant qu’expéditeur de confiance afin d’éviter que les courriels émanant de l’outil ne se retrouvent dans vos courriers indésirables. Ajoutez « @caselines.com » à votre liste de contacts.

 

2.    Invitations

Vous recevrez une invitation concernant votre dossier provenant de l’adresse d’expédition suivante : noreply@caselines.com. Si vous n’avez pas reçu l’invitation cinq jours avant l’audience, communiquez avec le greffe ou l’avocat de la partie adverse et demandez qu’une invitation soit envoyée.

 

3.    Ouvrir une session dans CaseLines

Une fois que vous avez ouvert une session, recherchez votre dossier en sélectionnant Afficher la liste des dossiers. La boîte de dialogue Filtre de dossier vous permet d’effectuer une recherche par nom de dossier ou par date de l’audience. Trouvez la liasse d’événements correspondant à votre audience et téléversez les documents.

4.    Inviter des avocats, des adjoints juridiques ou des tiers à votre cause

Avocats : Si d’autres avocats ou adjoints juridiques ont besoin de téléverser ou de visualiser des documents dans CaseLines, assurez-vous d’inviter d’autres professionnels à votre cause dans CaseLines.

Parties non représentées : Si vous êtes une partie non représentée et que vous avez besoin de partager votre cause dans CaseLines avec un tiers (comme des services de médiation), vous pouvez l’inviter à votre cause dans CaseLines. Les parties non représentées doivent faire preuve de prudence pour s’assurer d’accorder l’accès à CaseLines à des tiers uniquement aux fins de l’instance judiciaire. Si vous ne voyez pas l’option « Inviter un nouveau participant », vous pouvez communiquer avec le greffe du tribunal afin que le personnel puisse activer cette autorisation dans votre compte.

Pour inviter des avocats, des adjoints juridiques ou des tiers à votre cause :

  1. Trouvez la cause (à l’écran « Afficher la liste de causes »).
  2. Cliquez sur « Mettre à jour la cause ».
  3. Cliquez sur l’onglet « Personnes » qui se trouve dans le dossier de la cause.
  4. Cliquez sur « Inviter un nouveau participant».
  5. Saisissez l’adresse de courriel du participant et indiquez son rôle (s’il n’a pas encore de compte CaseLines).
  6. Sélectionnez tous les éléments énumérés sous la rubrique « Accès au lot ».
  7. Examinez attentivement les options énumérées sous la rubrique « Autorisations d’accès». Ne sélectionnez que les options appropriées pour la personne que vous invitez. 
  8. Sélectionnez tous les éléments énumérés sous la rubrique « Courriels».
  9. Lorsque vous cliquez sur « Inviter», un courriel automatisé de CaseLines contenant un lien vers la cause sera envoyé à la personne.

Vous pouvez regarder un court tutoriel vidéo en cliquant ici. Une autre procédure pas à pas sur la façon d’inviter des participants à une cause est disponible ici.

4.1 Accès aux événements ultérieurs
Si votre cause a été créée antérieurement dans CaseLines mais que vous vous préparez en vue d’une nouvelle audience ou conférence dans le cadre de la même cause, le personnel du tribunal vous donnera accès à un nouveau lot (dossier) cinq jours avant la date de votre nouvelle audience. Vous êtes responsable d’accorder au personnel administratif ou aux tiers l’accès à tout nouveau lot créé pour des audiences ultérieures.

Pour accorder l’accès aux nouveaux lots à une personne qui a déjà été invitée à une cause :

  1. Trouvez la cause (à l’écran « Afficher la liste de causes »).
  2. Cliquez sur « Mettre à jour la cause ».
  3. Cliquez sur l’onglet « Personnes » qui se trouve dans le dossier de la cause.
  4. Trouvez le nom de la personne à laquelle vous voulez accorder l’accès au nouveau lot.
    1. Conseil – Appuyez sur les touches « Ctrl » et « F » de votre clavier. Votre navigateur Web fera apparaître une fenêtre. Dans celle-ci, tapez le nom de famille de la personne à laquelle vous aimeriez accorder l’accès au nouveau lot. CaseLines vous amènera à ce nom sur la page afin que vous n’ayez pas à faire défiler la page.
  5. Trouvez le nom du nouveau lot indiqué à côté du nom de cette personne.
  6. Cochez la case se trouvant à côté du nom du nouveau lot. Cette personne aura maintenant accès au nouveau lot.

 

4.2 Supprimer l’accès d’un avocat à la cause

Si vous êtes un avocat qui s’est vu retirer du dossier et que vous ne représentez plus une partie dans l’affaire, vous pouvez vous retirer de la cause à partir de votre compte de CaseLines. Veuillez vous assurer d’avoir suivi les procédures appropriées. Dans le même ordre d’idées, il se peut qu’un avocat veuille supprimer l’accès des auxiliaires juridiques, des adjoints juridiques ou des avocats adjoints qui ne sont plus affectés à la cause. Si vous ne voyez pas l’option « Supprimer l’accès à la cause », vous pouvez communiquer avec le greffe du tribunal afin que le personnel puisse activer cette autorisation dans votre compte.

  1. Trouvez la cause (à l’écran « Afficher la liste de causes »).
  2. Cliquez sur « Mettre à jour la cause ».
  3. Cliquez sur l’onglet « Personnes » qui se trouve dans le dossier de la cause.
  4. Trouvez le nom de la personne que vous voulez supprimer.
  5. Sélectionnez « Supprimer l’accès à la cause ».

L’accès de cet utilisateur à la cause sera supprimé dans le système.

 

5.    Quels documents téléverser

Vous devez téléverser les documents suivants dans CaseLines :

  1. tous les documents que vous avez déposés auprès du tribunal concernant l’audience ou la conférence, à l’exception des documents mis sous scellés ou des affidavits non caviardés pour la révocation d’un avocat;
  2. un factum contenant des hyperliens renvoyant vers des affaires sur CanLII ou, si aucun factum n’est requis, une liste de textes officiels comportant des hyperliens renvoyant vers des affaires (et non des copies des affaires)[1];
  3. le Formulaire de renseignements sur les participants dûment rempli;
  4. toutes les ordonnances et inscriptions antérieures;
  5. dans les affaires de droit civil et les affaires portées devant la Cour divisionnaire, un recueil d’appels renvoyant à des sections de dossiers et à des éléments de preuve auxquels la partie a l’intention de faire référence durant l’audience ou la conférence;
  6. dans le cas où le dossier inclut des éléments de preuve, chaque élément de preuve doit être téléversé séparément et sauvegardé avec un nom descriptif (le greffier ne peut ajouter qu’un seul timbre électronique par document);
  7. les projets d’ordonnance;
  8. les affidavits de signification doivent être téléversés dans les affaires en droit de la famille. Dans les affaires de droit civil et les affaires portées devant la Cour divisionnaire, ceux-ci ne doivent être téléversés que si la signification est contestée ou si la preuve de la signification est nécessaire pour rendre une décision.

Pour les affaires de droit criminel, consultez la page Avis consolidé à la profession, aux parties, au public et aux médias pour obtenir une liste des documents qu’il est interdit de téléverser dans CaseLines.

 

6.    Nommer les documents téléversés

Pour téléverser des documents dans CaseLines, vous devez sauvegarder votre document conformément au Protocole standard de dénomination de documents de la Cour et indiquer ce qui suit :

  1. le type de document (y compris le numéro de formulaire lorsqu’il s’agit d’une affaire de droit de la famille);
  2. le type de partie qui dépose le document;
  3. le nom de la partie qui dépose le document (y compris les initiales de la partie si le nom n’est pas unique dans le dossier);
  4. la date à laquelle le document a été créé ou signé, selon le format JJ‑MMM‑AAAA (p. ex. 12‑SEP‑2021).

 

6.1  Modifier l’ordre des documents

Vos documents doivent être ordonnés dans CaseLines d’une manière qui correspond à l’ordre des documents décrit dans les directives de pratique. Les directives de pratique de la Cour se trouvent à l’adresse suivante : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/pratique/.

Lorsque vous téléchargez plus d’un document à la fois, vous pouvez contrôler l’ordre dans lequel ces documents apparaissent en ajoutant un chiffre au début du nom du document (p. ex. 1. Mémoire – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021).

Lorsque vous téléchargez des documents subséquents qui doivent être placés entre des documents qui ont été téléchargés précédemment, utilisez la fonction d’« insertion » dans CaseLines pour vous assurer que les documents sont téléchargés, sans qu’il y ait d’incidence sur les numéros de page CaseLines des documents téléchargés précédemment. Consultez l’astuce 9 du Guide CaseLines de la Cour supérieure de justice pour obtenir des directives plus détaillées sur la fonction d’« insertion » à l’adresse : https://www.ontariocourts.ca/scj/caselines/cl-guide/ [en anglais seulement].

 

7.    Créer des hyperliens entre des documents téléversés dans CaseLines et des sites Web externes

Les hyperliens créés dans les documents et qui renvoient vers des sites Web externes resteront actifs après le téléversement du document dans CaseLines (par exemple, un hyperlien créé dans un factum renvoyant vers des éléments de jurisprudence consultables sur www.canlii.org). Utilisez la fonction d’ajout d’hyperliens de votre logiciel de traitement de texte.

8.    Créer des hyperliens vers des sections du même document (c’est-à-dire des signets)

Les hyperliens internes (signets) renvoyant vers un autre endroit du même document resteront actifs après le téléversement du document dans CaseLines. Par exemple, la table des matières d’un recueil abrégé des éléments de doctrine et de jurisprudence peut comporter des hyperliens vers chacun des textes officiels que le recueil contient. Utilisez la fonction d’ajout de signets de votre logiciel de traitement de texte.

 

9.    Créer des hyperliens entre deux ou plusieurs documents téléversés dans CaseLines

En suivant la procédure ci-dessous, vous pouvez préparer vos documents de manière à ce que les hyperliens de l’un vers l’autre restent actifs après le téléversement dans CaseLines. Il est beaucoup plus simple de procéder ainsi que de créer des hyperliens entre des documents déjà téléversés.

Nous utiliserons l’exemple d’un hyperlien entre un factum et un dossier d’instruction. Procédez comme suit :

  1. Sauvegardez votre factum et votre dossier d’instruction dans un seul et même document.
  2. Créez un signet ou un titre pour chaque document du dossier d’instruction qui sera lié au factum. Nommez le signet conformément au Protocole standard de dénomination de documents (par exemple, Défense-Défenderesse-Loblaws Inc.-13-MAR-2023).Pour appliquer des signets de premier niveau dans Adobe :
    1. Sélectionnez la zone du fichier PDF qui servira de destination au nouveau signet.
    2. Cliquez sur le bouton Ajouter un signet.
    3. Le nouveau signet sera nommé « Sans titre » ou contiendra le texte que vous avez sélectionné.
    4. Assurez-vous que ce signet est un signet de niveau supérieur.
    5. Renommez le signet de sorte que son titre soit conforme au protocole de dénomination de document de la Cour susmentionné. CaseLines utilisera le titre du signet comme titre du document après le téléversement.Visionnez une courte vidéo (en anglais seulement) :  Prepping Bookmarked Documents in PDF.mp4

    Pour appliquer des signets de type Titre 1 dans MS Word :

    1. Saisissez le nom du document conformément au protocole de dénomination et de numérotation des documents de la Cour susmentionné. CaseLines utilisera le titre du signet comme titre du document après le téléversement.
    2. Dans l’onglet Accueil, repérez la fonction Styles.
    3. Sélectionnez Titre 1.
    4. Le nom de votre document sera formaté comme un titre. Cela permettra à CaseLines de reconnaître le contenu se trouvant après le titre comme un document distinct et de le séparer après le téléversement.
    5. Vous pouvez utiliser l’onglet Acrobat pour convertir votre document Word en PDF. La conversion de votre document du format Word au format PDF conservera les signets de premier niveau que vous avez appliqués et les hyperliens que vous avez créés entre les documents.Visionnez une courte vidéo (en anglais seulement) :  Prepping Bookmarked Documents in Word.mp4
  3. Ajoutez des hyperliens dans le factum renvoyant vers chaque signet/titre du dossier d’instruction.
  4. Téléversez le document dans CaseLines en utilisant l’option Téléverser le PDF marqué d’un signet dans une seule section (cette action peut parfois être longue et il peut s’écouler plusieurs heures avant que les documents n’apparaissent dans CaseLines).
  5. Consultez la liste des documents dans CaseLines et vérifiez que les signets/titres que vous avez créés dans le dossier d’instruction ont généré des documents distincts. Tous les hyperliens que vous avez créés entre le factum et le dossier d’instruction seront conservés, même si les documents ont été scindés par CaseLines.

La procédure ci-dessus est particulièrement importante pour créer des hyperliens entre les affidavits et plusieurs éléments de preuve. Les éléments de preuve doivent être affichés en tant que documents distincts dans CaseLines afin que le personnel du tribunal puisse apposer un timbre électronique unique sur chacun d’eux.

 

10. Numéroter les pages 

Si vous insérez vos propres numéros de page dans votre logiciel de création de documents, ne les positionnez pas dans le coin supérieur ou inférieur droit. CaseLines utilise le coin supérieur ou inférieur droit de la page pour insérer ses propres numéros de page autogénérés.

 

11. Comment téléverser vos documents dans CaseLines :

Pour téléverser vos documents dans CaseLines :

  1. Recherchez votre dossier et sélectionnez le bouton Mettre à jour le dossier.
  2. Sélectionnez l’onglet Téléverser.
  3. Assurez-vous que la liasse sélectionnée est bien celle dans laquelle vous souhaitez téléverser votre document (soit la liasse d’événements, la liasse d’actes de procédure ou la liasse d’ordonnances et inscriptions). Si la liasse sélectionnée n’est pas la bonne, sélectionnez Sélectionner une liasse pour choisir la liasse appropriée dans la liste déroulante.
  4. Dans le champ Sélectionnez la section, assurez-vous de sélectionner la section appropriée dans laquelle téléverser votre ou vos document(s).
    • Sélectionnez Téléverser le ou les fichiers si vous téléversez des documents qui ne contiennent pas d’hyperliens renvoyant vers d’autres documents également téléversés.
    • Sélectionnez Téléverser le PDF marqué d’un signet dans une seule section si vous téléversez des documents dans lesquels vous avez créé des hyperliens renvoyant vers d’autres documents également téléversés (voir la partie 7 ci-dessus pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière de formater correctement ces types de documents en vue du téléversement).
  5. Une fois que vous avez sélectionné l’option de téléversement appropriée, sélectionnez Ajouter des fichiers et choisissez le ou les fichier(s) que vous souhaitez téléverser. Si vous téléversez plusieurs documents, veillez à les numéroter afin que CaseLines les importe dans l’ordre approprié.
  6. Sélectionnez Démarrer l’envoi. En fonction de la taille de vos fichiers, il peut s’écouler un certain temps avant que vos documents n’apparaissent dans le dossier de CaseLines.

12. Téléverser des projets d’ordonnance et des formulaires contenant des champs à remplir dans CaseLines

Vous devez joindre les projets d’ordonnance à vos documents afin que le fonctionnaire judiciaire puisse y accéder directement dans CaseLines.

Vous pouvez également téléverser des documents comportant des champs à remplir, tels que le plan de gestion du procès en vertu de la règle 76.

Les projets d’ordonnances et les formulaires comportant des champs à remplir doivent être téléversés au format Word afin que le fonctionnaire judiciaire puisse y accéder facilement et y apposer l’autorisation appropriée. Assurez-vous qu’aucun des documents en format Word n’est protégé par un mot de passe avant de procéder au téléversement dans CaseLines.

 

13. Accéder aux renseignements détaillés concernant l’audience virtuelle

Pour accéder au lien de la vidéoconférence dans CaseLines :

  1. Connectez-vous à CaseLines et recherchez votre dossier.
  2. Sélectionnez Mettre à jour le dossier.
  3. CaseLines ouvre votre dossier et l’affiche sur l’écran Accueil du dossier.
  4. Sélectionnez le bouton Lien vers la vidéoconférence.
  5. CaseLines ouvre un nouvel onglet sur votre navigateur Web, lequel vous mènera à la salle d’audience virtuelle. L’identifiant et le code d’accès à l’audience sont également disponibles sur cette page.

 

14. Renvoyer le fonctionnaire judiciaire à une page spécifique de vos documents

L’écran Réviser vous permet de renvoyer le fonctionnaire judiciaire ainsi que les autres parties vers une page spécifique de vos documents pendant l’audience ou la conférence. Il existe deux façons de procéder :

  1. Vous pouvez indiquer au fonctionnaire judiciaire ou aux autres parties le titre du document et le numéro de page généré par CaseLines (par exemple, B17). Après avoir indiqué le numéro de page, accédez à l’onglet Trouver en haut de l’écran. Sélectionnez Rechercher Dossier et saisissez le numéro de page généré par CaseLines. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier et CaseLines vous conduira directement à cette page.
  2. Vous pouvez utiliser le système pour renvoyer immédiatement tous les participants vers une page spécifique au cours de votre audience. Pour ce faire, accédez à l’onglet Trouver en haut de l’écran et sélectionnez Diriger les autres vers la page. Cette action envoie un message à toutes les autres parties, lequel les mènera vers la page en question. Avant de sélectionner l’option Diriger les autres vers la page, vous devez vous assurer que l’option Avocats, juges, Personnel du tribunal est sélectionnée. C’est le cas lors qu’une coche est présente dans l’icône. Si l’icône n’est pas cochée, sélectionnez le bouton Avocats, juges, Personnel du tribunal avant de sélectionner Diriger les autres vers la page.

15. Ordonnances et inscriptions

Toutes les ordonnances ou inscriptions résultant d’une audience tenue grâce à CaseLines seront distribuées aux parties directement par l’entremise du logiciel. Une fois l’ordonnance ou l’inscription signée, la Cour la téléverse dans la liasse d’ordonnances et inscriptions de votre dossier en utilisant le protocole de dénomination suivant : Inscription-Conférence préparatoire au procès-Justice ABC-04-MAR-2022. Vous recevrez un courriel de CaseLines une fois l’ordonnance ou l’inscription téléversée.

Vous pouvez procéder de deux façons pour télécharger l’ordonnance ou l’inscription directement depuis CaseLines :

  1. Dans l’écran Réviser:
    • Assurez-vous que la liasse « Orders and Endorsements » (ordonnances et inscriptions) est bien sélectionné;
    • Cliquez sur Télécharger en haut de l’écran;
    • Sélectionnez Télécharger Document.
  2. Dans l’écran Mettre à jour le dossier ou dans l’écran du dossier :
    • Cliquez sur Index en haut de l’écran;
    • Cliquez sur Sélectionner une liasse pour choisir la liasse d’ordonnances et inscriptions;
    • Recherchez l’ordonnance ou l’inscription et cliquez sur le bouton PDF.

L’une ou l’autre de ces options permet de télécharger une version PDF de l’ordonnance ou de l’inscription directement sur votre ordinateur.

 

16. Aide

Une liste complète des ressources disponibles concernant CaseLines est accessible sur le site Web suivant : https://www.thomsonreuters.ca/fr/caselines/soutien-des-tribunaux-de-lontario.html.

Pour toute assistance technique, veuillez communiquer avec l’assistance technique de Thomson Reuters en composant le 1-800-290-9378; choisissez « CaseLines », « Case Center » (centre des dossiers) ou « Evidence Sharing » (partage d’éléments de preuve) lorsque vous accédez au répertoire. Vous pouvez également envoyer un courriel à l’adresse decsupport@thomsonreuters.com. L’assistance est disponible de 8 h à 17 h (du lundi au vendredi).

Si vous êtes un plaideur autoreprésenté ou une plaideuse autoreprésentée, la Division des services aux tribunaux du ministère du Procureur général offre désormais un soutien téléphonique. Veuillez composer le 1-800-980-4962 ou le 647-438-0403; sélectionnez l’option 4 pour une assistance sur CaseLines. Vous pouvez également envoyer vos questions par courriel à l’adresse info.CaseLines@ontario.ca.

Si vous êtes un avocat ou une avocate, l’Association du Barreau de l’Ontario (ABO) offre une formation, des outils pratiques et des services pour aider les avocats et les cabinets à faire la transition vers l’utilisation de CaseLines. L’ABO a conclu un partenariat avec Thomson Reuters afin de bénéficier de la formation et de l’environnement de test nécessaires pour aider les membres du barreau. Pour en savoir plus sur ces programmes de formation, consultez le site Web (page en anglais seulement) : https://www.oba.org/Professional-Development-Resources/Caselines/Case-Training-Options?lang=fr-ca.

 

[1] Hyperlien renvoyant vers des éléments de jurisprudence pouvant être consultés sur un site Web publiquement accessible (comme CanLII). CaseLines conservera les hyperliens vers les sites Web externes après le téléversement de votre document. Lorsque ces hyperliens sont fournis, il n’est pas nécessaire de déposer des recueils des éléments de doctrine et de jurisprudence. Pour les éléments de jurisprudence qui ne sont pas disponibles en ligne, un recueil des éléments de doctrine et de jurisprudence doit être fourni au juge.