Calendly : liste d’astuces à l’intention des avocats et des parties non représentées

Calendly est un outil de planification hébergé sur un nuage informatique et accessible par Internet. Il permet aux parties de connaître les disponibilités du tribunal et de fixer une date de comparution devant le tribunal directement, ou d’inscrire leur affaire sur une liste, sans avoir à demander des dates au bureau de l’établissement du rôle. Une fois que les parties ont convenu d’une date, l’une d’entre elles peut utiliser Calendly pour fixer le jour et l’heure auxquels son affaire sera traitée. Si la réservation est acceptée, Calendly envoie à la partie qui a fixé la date un courriel confirmant que l’affaire a été ajoutée au calendrier du tribunal. Cela permet de rationaliser le processus de planification du temps auprès du tribunal.

Calendly n’est utilisé que pour permettre aux parties de fixer une date de comparution devant le tribunal. Les parties sont toujours tenues de respecter les délais, les pratiques et les avis appropriés pour le dépôt des documents et la confirmation de leur comparution. Le tribunal a le droit d’annuler toute audience programmée par l’intermédiaire de Calendly si l’affaire n’est pas jugée recevable.

Calendly est actuellement utilisé dans les régions suivantes et pour les types d’affaires suivants :

Vous trouverez ci-dessous quelques astuces qui vous permettront d’utiliser Calendly pour fixer un rendez-vous auprès du tribunal.

 

Première astuce ­­– Comment utiliser Calendly pour fixer une date de comparution devant la Cour

Il n’est pas nécessaire de posséder un compte Calendly pour utiliser Calendly. Si l’affaire pour laquelle vous souhaitez fixer une comparution auprès du tribunal est disponible sur Calendly, il vous suffit de suivre les instructions suivantes pour réserver et confirmer votre comparution :

  1. Ouvrez le lien Calendly correspondant à l’affaire pour laquelle vous souhaitez fixer une comparution auprès du tribunal. Reportez-vous au haut de cette page pour consulter les options du lien Calendly et voir si votre affaire est disponible sur Calendly.
  2. Sélectionnez le type de comparution qui correspond à l’affaire pour laquelle vous souhaitez obtenir une date de comparution.
  3. Assurez-vous de lire le côté gauche de la page. Il contient des informations importantes et des exigences précises au regard de l’affaire pour laquelle vous fixez une date de comparution.
  4. Utilisez le calendrier situé dans la partie droite de la page pour voir les dates et les heures auxquelles le tribunal est disponible pour tenir une comparution dans le cadre de votre affaire. Vous devez confirmer une date et une heure avec toutes les autres parties à l’affaire avant de compléter le processus Calendly. Si toutes les parties ne peuvent pas convenir d’une date et d’une heure pour l’affaire, n’utilisez pas Calendly. Vous devez suivre les pratiques locales établies pour obtenir une date auprès du tribunal. Pour les pratiques locales, veuillez consulter les avis régionaux disponibles sur le site web de la CSJ : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/
  5. Sélectionnez la date et l’heure auxquelles toutes les parties ont consenti. (Remarque : si vous utilisez Calendly pour placer votre affaire sur une liste, il n’y aura qu’une seule date et heure disponible. Cette date n’est que provisoire. Vous recevrez des informations actualisées sur les prochaines étapes après avoir terminé le processus Calendly).
  6. Remplissez tous les champs de la page. Si vous voyez s’afficher la mention « Add Guests », cliquez dessus et indiquez l’adresse électronique de toutes les personnes prenant part à l’affaire.
  7. Sélectionnez « Schedule Event ». Calendly vous renverra à une page confirmant que le processus de réservation a été mené à bien. Une seule partie à l’action est tenue de terminer le processus Calendly (voir la deuxième astuce).

Veuillez ne pas communiquer avec le bureau des procès après avoir terminé le processus Calendly pour demander la confirmation qu’il a été mené à bien. Vous recevrez un courriel de confirmation de Calendly après avoir terminé le processus, qui contiendra des informations importantes concernant votre comparution (pour vous assurer de recevoir ce courriel, voir la septième astuce).

Si vous avez cliqué sur la mention « Add Guests », toutes les parties dont les adresses électroniques ont été incluses dans ce champ particulier recevront automatiquement les courriels de Calendly. Si vous avez programmé une comparution sans cliquer sur la mention « Add Guests », vous devez vous assurer de transférer tous les courriels de Calendly à toutes les autres parties à l’action (voir la sixième astuce).

 

Deuxième astuce – Une seule partie est tenue de compléter le processus Calendly

Calendly permet de visualiser la disponibilité du tribunal dans le cadre d’événements spécifiques et de réserver une date pour la tenue d’une comparution dans le cadre de votre affaire. Par conséquent, une seule partie à l’action est tenue de compléter le processus de réservation par l’intermédiaire de la page Calendly. Une fois que cette partie a effectué les étapes requises par l’intermédiaire de Calendly, elle peut confirmer l’achèvement du processus en transmettant le courriel de confirmation qu’elle a reçu de Calendly aux autres parties à l’affaire (voir la sixième astuce).

 

Troisième astuce – Assurez-vous d’avoir l’accord de la partie adverse pour réserver une date

Calendly ne doit être utilisé que pour fixer des dates qui ont été approuvées par toutes les parties. Les parties participant à une affaire qui ne parviennent pas à se mettre d’accord sur la date et l’heure de leur comparution doivent suivre les pratiques locales établies pour obtenir une date auprès du tribunal. Pour les pratiques locales, veuillez consulter les avis régionaux et provinciaux disponibles sur le site web du CSJ : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/.

Les comparutions prévues par Calendly qui ne font pas l’objet d’un consentement peuvent être annulées par le tribunal.

Quatrième astuce – Fournissez toutes les informations demandées sur la page de réservation

Lorsque vous lancez le processus de réservation, veillez à fournir des informations précises à toutes les questions énumérées sur la page. Si vous ne fournissez pas de réponses complètes et exactes, il vous sera impossible de fixer votre date, ou celle-ci sera annulée par le tribunal.

 

Cinquième astuce – Maintenez votre adresse électronique à jour

Calendly demande aux parties de fournir une adresse électronique afin de finaliser leur réservation. En outre, cette adresse électronique est utilisée pour confirmer les détails de votre demande de date et vous informer si votre audience a été annulée, reportée ou, dans le cas de la liste des motions longues de droit civil de la région du Centre-Est, convoquée. Assurez-vous de fournir aux autres parties à votre affaire votre adresse électronique actuelle afin de pouvoir recevoir des mises à jour concernant votre prochaine comparution devant le tribunal.

Si vous n’avez pas d’adresse électronique, consultez les pratiques des tribunaux locaux pour obtenir une date d’audience.

 

Sixième astuce – Prévenir les autres parties et avocats

Il incombe à la partie qui prend rendez-vous au moyen de Calendly d’informer les autres parties et les avocats de l’affaire qu’elle a utilisé Calendly pour fixer une date de comparution devant le tribunal. Il existe deux façons simples de le faire :

  • Utiliser l’option « Add Guests » – Selon l’affaire pour laquelle vous voulez fixer une date de comparution auprès du tribunal, vous verrez peut-être s’afficher la mention « Add Guests » sur le formulaire d’inscription. Lorsque celle-ci est disponible, vous devez l’utiliser pour ajouter les adresses électroniques des autres parties à votre affaire. Cela permettra de les inclure dans le courriel de suivi contenant les détails de l’événement, ainsi que dans le courriel de notification en cas d’annulation de l’audience.
  • Faites suivre votre courriel de confirmation – Si vous réservez une date pour un type d’affaire pour lequel l’option « Add Guests » n’est pas disponible, vous devez faire suivre le courriel de confirmation que vous recevez de Calendly aux autres parties et avocats de votre affaire. Ce courriel contient toutes les informations pertinentes concernant l’audience. Lorsque vous utilisez cette option, vous êtes tenu(e) de transmettre tous les courriels ultérieurs reçus de Calendly concernant l’affaire aux autres parties et aux avocats de votre affaire.

S’il y a un changement de représentation avant l’audience prévue, il incombe à la partie ayant effectué la réservation de transmettre tous les courriels relatifs à cette comparution à l’avocat concerné. Si vous n’informez pas les autres parties de l’affaire, votre comparution sera annulée par le tribunal.

Septième astuce – Vérifiez votre dossier de courriels indésirables/pourriels

Les notifications relatives aux comparutions devant le tribunal pour lesquelles une date est fixée à l’aide de Calendly sont envoyées par courrier électronique à partir de notifications@calendly.com et no-reply@calendly.com. Si vous avez réservé une date par l’intermédiaire de Calendly et que vous n’avez pas reçu le courriel confirmant que votre réservation a été effectuée, vérifiez votre dossier de courriels indésirables ou de pourriels et assurez-vous de marquer Calendly comme expéditeur sûr.

 

Huitième astuce – Exploitez au mieux votre courriel de confirmation

Si vous réussissez à fixer une date de comparution par l’intermédiaire de Calendly, vous recevrez un courriel de confirmation automatique. Ce courriel contient des informations sur votre audience, les réponses que vous avez fournies lors de la réservation par l’intermédiaire de Calendly, ainsi que d’autres détails pertinents fournis par le tribunal.

Au bas de ce courriel se trouvent des options supplémentaires que vous pouvez utiliser pour vous rappeler la date d’audience prévue :

  1. Inscrire la date dans Google Calendar – cette option ajoutera la date de votre comparution sous forme d’événement si vous utilisez le calendrier Google.
  2. Inscrire la date dans iCal/Outlook – cette option ajoutera la date de votre comparution sous forme d’événement si vous utilisez le calendrier Apple ou Microsoft.
  3. Reschedule (peut ne pas apparaître pour toutes les affaires) – vous conduira à la page de sélection de date de Calendly, où vous pourrez sélectionner une nouvelle date/heure pour fixer une nouvelle date de comparution devant le tribunal. Vous devez avoir le consentement des autres parties si vous avez utilisé cette option pour reporter votre audience, et vous êtes tenu(e) d’informer les autres parties de la nouvelle date/heure d’audience (voir la cinquième astuce). Si vous n’informez pas les autres parties/avocats concernés, votre comparution sera annulée par le tribunal.
  4. Cancel (peut ne pas apparaître pour toutes les affaires) – cette option vous conduira à une page où vous pourrez annuler la date de votre audience auprès du tribunal. Vous devez avoir le consentement des autres parties pour utiliser cette option, et vous êtes tenu(e) d’informer les autres parties/avocats de l’affaire si vous avez utilisé cette option pour annuler votre audience.

Si vous avez fixé une date de comparution par l’intermédiaire de Calendly qui ne contient pas les options « Reschedule » et « Cancel », vous devez suivre les pratiques locales établies pour annuler votre comparution et obtenir une nouvelle date.

Neuvième astuce – Annulation ou modification des dates de comparution fixées au moyen de Calendly

Au bas de votre courriel de confirmation Calendly, vous pouvez voir deux options indiquant « Cancel » ou « Reschedule ».

Si vous avez fait une erreur dans votre réservation sur Calendly, vous pouvez utiliser l’option « Cancel » pour supprimer et soumettre à nouveau votre demande. Calendly vous enverra un courriel confirmant que votre comparution a été annulée. Toutes les parties ajoutées à l’aide de l’option « Add Guests » recevront également cette confirmation de l’annulation.

Si vous avez fait une erreur lors de la sélection de la date et de l’heure de votre comparution, vous pouvez utiliser l’option « Reschedule » ci-dessous pour corriger cette information. Calendly vous enverra un courriel confirmant la nouvelle date et heure de votre comparution. Toute partie ajoutée à l’aide de l’option « Add Guests » recevra également cette confirmation de la nouvelle date et heure de comparution.

Si vous avez réservé une date d’audience par l’intermédiaire de Calendly sans que les options « Reschedule » et « Cancel » ne soient disponibles, vous devez suivre les pratiques locales établies pour annuler votre comparution et obtenir une nouvelle date.

 

Dixième astuce – Comment puis-je obtenir des informations sur le lieu de tenue de mon audience programmée par l’intermédiaire de Calendly?

Une fois que vous avez réservé une date de comparution par l’intermédiaire de Calendly, vous recevrez un courriel de confirmation indiquant les exigences précises relatives à votre comparution. En outre, vous recevrez une notification par courriel de Calendly quelques jours avant votre audience, qui contiendra les détails sur la façon d’accéder à votre audience à la date et à l’heure prévues. Veuillez ne pas communiquer avec le Bureau des procès pour demander ces informations avant d’avoir reçu le courriel de Calendly le plus près de la date de votre audience.

Si vous n’êtes pas la partie qui a initié le processus de planification par l’intermédiaire de Calendly, vous devez communiquer avec cette partie afin d’obtenir les informations fournies dans le courriel de confirmation de Calendly. Il incombe à la partie qui a fixé la date de comparution par l’intermédiaire de Calendly de fournir ces courriels de confirmation à toutes les parties à l’affaire.

 

Onzième astuce – CaseLines et Calendly

Votre courriel de confirmation Calendly peut mentionner des exigences précises concernant le téléchargement de documents sur CaseLines avant votre comparution. Le cas échéant, vous devez télécharger vos documents dans le module CaseLines approprié une fois que vous recevez une invitation au dossier CaseLines pour votre affaire. La date à laquelle vous pouvez vous attendre à recevoir une invitation à CaseLines pour votre affaire dépend du type d’affaire et du lieu du tribunal.

Dans la plupart des cas, le bureau des procès ne sera pas en mesure de vous aider pour les demandes spécifiques à CaseLines. Veuillez consulter les avis régionaux et provinciaux disponibles sur le site Internet de la CSJ pour obtenir des informations précises concernant CaseLines : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/