Vous trouverez ci-dessous diverses pratiques exemplaires et conseils en matière d’étiquette qui vous aideront à participer aussi efficacement que possible aux audiences à distance. Ces renseignements sont fournis à titre indicatif seulement, ils ne se veulent pas exhaustifs. Vous devez toujours suivre tout d’abord les directives de l’officier ou l’officière de justice qui préside.
- Trouvez un endroit approprié. Nous comprenons que vous n’avez peut-être pas accès à un espace complètement privé et silencieux dans votre environnement actuel (que vous partagez peut-être avec d’autres personnes), mais nous vous prions de faire de votre mieux pour trouver un endroit privé et calme pour participer à l’audience. Si l’instance implique des enfants, veuillez vous assurer qu’ils ne peuvent pas entendre l’audience. Dans le cas d’une vidéoconférence, essayez de trouver un lieu doté d’un bon éclairage et d’un fond neutre.
- Utilisez un microphone externe, un casque d’écoute ou des écouteurs avec microphone intégré, si possible. Celles-ci offrent une bonne qualité audio. Ils permettent aussi que les autres participants vous entendent avec de la clarté et aident à produire un dossier du tribunal précis.
- Parlez lentement et clairement. Il peut être difficile pour certains participants de bien entendre les autres en raison de leur connexion Internet ou de leurs haut‑parleurs. En parlant lentement et clairement, vous aiderez tout le monde à suivre ce que vous dites. Cela aidera également les interprètes, s’il y a lieu.
- Objections, réponses et commentaires : Si vous avez une objection, une réponse ou un commentaire et que cela ne peut attendre :
- s’il s’agit d’une vidéoconférence, levez la main pour indiquer à l’officier de justice qui préside que vous souhaitez parler;
- s’il s’agit d’une téléconférence, interrompez respectueusement la conversation pour faire savoir à l’officier de justice qui préside que vous avez quelque chose à dire.
- Assurez-vous que votre téléphone, ordinateur ou appareil est branché ou que vous avez le chargeur nécessaire à portée de main.
Conseils pour les téléconférences
- Choisir un téléphone : Utilisez une ligne terrestre dans la mesure du possible. Si vous utilisez un téléphone cellulaire, il serait préférable d’utiliser des écouteurs avec un microphone intégré et un bouton de mise en sourdine pour réduire l’écho et fournir la meilleure qualité audio.
- Si vous utilisez un téléphone cellulaire, mettez-le en sourdine afin que les alertes de notification ne perturbent pas l’audience.
- Évitez d’utiliser le haut-parleur, car cela diminue la qualité audio.
- Évitez d’utiliser un service de voix par le protocole de l’Internet (voix par IP).
- Si vous utilisez un téléphone cellulaire, mettez les notifications en sourdine.
- Mettez votre téléphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas. Cela permet de réduire le bruit de fond (p. ex. celui provenant des autres personnes dans votre domicile).
- Ne mettez pas l’appel en attente.
Conseils pour les vidéoconférences
- Avant l’audience, familiarisez-vous avec votre microphone, votre caméra et vos haut-parleurs.
- Avant l’audience, testez votre technologie depuis l’endroit où vous comptez participer à l’audience. Cela vous permettra de confirmer si votre connexion Internet est suffisamment puissante à cet endroit. Les vidéoconférences peuvent nécessiter beaucoup de bande passante.
- Envisagez d’utiliser un microphone externe si vous en avez un, car il captera votre voix plus clairement que le microphone intégré à votre appareil.
- Portez une tenue de ville appropriée.
- Dans la mesure du possible, réduisez le nombre d’appareils qui utilisent votre connexion Internet pendant l’audience.
- Fermez toutes les applications que vous n’utilisez pas pendant l’audience.
- Connectez-vous à l’audience 15 minutes avant l’heure de début prévue. Cela vous donnera l’occasion de régler les problèmes techniques de dernière minute et de vous joindre à l’audience dès qu’elle débutera.
- Votre nom affiché doit être votre prénom et votre nom de famille. Tous les participants à l’appel, y compris l’officier de justice qui préside, peuvent voir votre nom affiché.
- Dites votre nom chaque fois que vous commencez à parler.
- Pendant que vous parlez, regardez dans l’objectif de votre caméra. Cela permet aux autres participants d’avoir un contact visuel direct avec vous. Ne regardez pas votre interlocuteur sur l’écran.
- Mettez votre microphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas. Cela permet de réduire l’écho et le bruit de fond.
- Mettez en sourdine les notifications sur votre ordinateur ou votre appareil. Celles-ci peuvent interrompre l’audience.