Projet pilote de vidéoconférences de la Cour supérieure de justice – Questions et réponses destinées aux participants

Qu’est-ce que le projet de vidéoconférences de la CSJ?

Le projet pilote de vidéoconférences de la CSJ est une initiative menée en collaboration par la Cour supérieure de justice (CSJ), le ministère du Procureur général, le Bureau de l’innovation et la Division des services aux tribunaux, avec l’appui des Services technologiques pour la justice, Réseau vidéo pour la justice. L’objectif est d’améliorer l’accès à la justice en rendant les vidéoconférences plus accessibles pour certaines comparutions devant la Cour.

Où le projet pilote a-t-il lieu?

Les emplacements des tribunaux participants sont les suivants :

  • Toronto : 393, avenue University  – salle de conférence, 9e étage
  • Ottawa : 161, rue Elgin – salle d’audience no 24
  • Belleville : 15, rue Bridge Ouest – salle de conférence/règlement à l’amiable
  • Oshawa : 150, rue Bond Est – bureau 501
  • Newmarket : 50, rue Eagle – salle des témoignages à distance (no 1196)
  • Sudbury : 155, rue Elm – salle de conférence SDL
  • Timmins : 48, rue Spruce Nord – salle de conférence du dernier étage, à côté des ascenseurs (l’ancien bureau des coordonnateurs de procès)
  • Cochrane : 149, 4e Avenue, boîte 638 – salle de conférence B

Quels types d’événement judiciaire le projet pilote vise-t-il?

Le projet pilote se limite aux quatre types d’événement judiciaire qui suivent :

  • les conférences préparatoires au procès dans une affaire civile
  • les conférences relatives à la cause en droit de la famille
  • les conférences en vue d’un règlement amiable en droit de la famille
  • les conférences de gestion du procès en droit de la famille

Quel est le but du projet pilote?

Les vidéoconférences permettent de réduire nettement le temps de déplacement (et les frais connexes) des avocats et des parties qui sont situés à une certaine distance du palais de justice où leur affaire est instruite. Le fait de pouvoir comparaître par vidéo à partir d’un palais de justice plus rapproché leur fera gagner du temps et de l’argent et leur évitera les inconvénients d’un déplacement, ce qui rendra leurs rapports avec le système judiciaire plus efficaces, moins coûteux et plus positifs.

Le projet pilote est conçu pour donner accès, de manière constante et facile, à des vidéoconférences de qualité. Les règles de procédure régissant les affaires de nature familiale et civile prévoient que certains événements, dont les conférences en droit familial et les conférences préparatoires à un procès civil, peuvent être tenus par vidéoconférence, après avoir reçu l’approbation (ou les directives) d’un juge ou d’un juge associé. Ce projet pilote simplifiera le processus de demande et de mise au rôle d’une vidéoconférence.

Quelle est la durée du projet pilote?

Le projet pilote débute en juillet 2015, et l’évaluation du projet va se dérouler du 1 er septembre 2015 jusqu’au 31 mars 2016; cette évaluation consistera, notamment, à obtenir les commentaires de tous les participants : avocats, justiciables/parties, juges et juges associés, ainsi que membres du personnel judiciaire (coordonnateurs de procès, gestionnaires régionaux, directeurs des opérations judiciaires, exploitants de systèmes régionaux, etc.).

Comment puis-je demander la tenue d’une vidéoconférence dans le cadre du projet pilote?

Le projet pilote a simplifié la procédure de demande et de mise au rôle d’une vidéoconférence pour un événement judiciaire, en recourant à un formulaire de demande de vidéoconférence normalisé.

La partie (ou l’avocat) qui souhaite recourir à une vidéoconférence pour un événement judiciaire doit remplir le formulaire et le transmettre au palais de justice où se trouve le dossier de la Cour et où l’affaire est par ailleurs instruite.

Voici un résumé des mesures à prendre pour demander la tenue d’une vidéoconférence dans le cadre du projet pilote :

  1. L’auteur de la demande communique avec l’autre avocat (ou l’autre partie, si celle-ci n’est pas représentée) et l’informe qu’il a l’intention de demander qu’un événement ait lieu par vidéoconférence. Il doit déterminer : i) si l’autre partie consent à la demande de vidéoconférence ou non, et ii) les dates auxquelles l’autre partie sera disponible pour la conférence.
  2. L’auteur de la demande communique avec le bureau du coordonnateur de procès du palais de justice où se trouve le dossier de la Cour (appelé aussi « site principal ») en vue d’obtenir une date possible pour la vidéoconférence. (Il est à noter que cela peut prendre un certain temps, car il faut aussi que le coordonnateur de procès vérifie les disponibilités au lieu éloigné (c’est-à-dire l’autre endroit où la partie ou l’avocat se servira du matériel de vidéoconférence).
  3. Une fois que le coordonnateur de procès a fourni une date provisoire pour la vidéoconférence, l’auteur de la demande remplit les sections A, B, C et D du formulaire de demande de vidéoconférence et remet ce dernier au coordonnateur de procès du site principal, soit en personne, soit par courriel (à l’adresse électronique indiquée sur le formulaire). Il faut également envoyer le formulaire à l’autre avocat ou à l’autre partie en cause. Le formulaire de demande de vidéoconférence doit être envoyé le plus tôt possible après que la date provisoire a été fournie et, dans tous les cas, au moins dix jours avant la date prévue de la procédure.
  4. La demande sera examinée par le juge ou le juge associé qui est censé présider l’événement. Le coordonnateur de procès entrera en contact avec l’auteur de la demande pour lui faire savoir si celle-ci a été approuvée ou non. L’auteur de la demande indiquera ensuite à l’autre partie si l’événement aura lieu sous la forme d’une vidéoconférence ou en personne.

Que dois-je faire si je ne veux pas que l’événement judiciaire ait lieu par vidéoconférence?

La partie (ou l’avocat) qui veut participer à un événement par vidéoconférence doit communiquer avec vous à l’avance et vous dire qu’elle (ou il) présentera une demande de vidéoconférence. Si vous ne voulez pas procéder de cette façon, vous devez lui dire que vous vous opposez à cette demande. Indiquez quand même à l’auteur de la demande les dates auxquelles vous serez disponible pour prendre part à l’événement, même si vous vous opposez à la tenue d’une vidéoconférence. L’auteur de la demande vous fournira un exemplaire du formulaire de demande de vidéoconférence qu’il soumettra à la Cour. Ce formulaire indiquera que la demande de vidéoconférence n’est pas présentée sur consentement.

Vous aurez l’occasion d’expliquer à la Cour pourquoi vous ne voulez pas que l’événement ait lieu par vidéoconférence, et ce, en remplissant et en envoyant un exemplaire du formulaire d’opposition à une vidéoconférence. Vous devez transmettre ce formulaire dans les quatre jours ouvrables suivant la date à laquelle vous recevez la demande.

Votre formulaire d’opposition sera remis, de pair avec le formulaire de demande de vidéoconférence, au juge ou au juge associé qui examinera la demande. (Si vous ne transmettez pas le formulaire d’opposition dans les quatre jours suivants, le juge ou le juge associé prendra une décision fondée sur la demande de vidéoconférence, sans contribution de votre part.)

Si vous présentez un formulaire d’opposition, un membre du personnel de la Cour communiquera avec vous pour vous dire si la demande de vidéoconférence a été approuvée ou non.

Qu’arrive-t-il si le juge ou le juge associé approuve la demande de vidéoconférence?

Si le juge ou le juge associé approuve la demande de vidéoconférence, un membre du personnel de la Cour le fera savoir à l’auteur de la demande et à toute partie qui a présenté un formulaire d’opposition. L’auteur de la demande doit informer tous les autres avocats ou parties et leur faire part des dispositions prises en vue de la vidéoconférence.

Il est à noter qu’il est important que les avocats et les parties se préparent tous à la vidéoconférence de la même façon qu’ils le feraient pour un événement tenu en personne. Autrement dit :

  • Vous devez quand même préparer et déposer tous les documents requis pour l’événement, conformément aux règles de procédure et aux directives de pratique applicables.
  • Vous devez également envoyer une confirmation de l’événement, si les règles ou les directives de pratique applicables l’exigent.
  • Assurez-vous d’assister à l’événement à l’heure dite et d’être tout à fait prêt à discuter sérieusement de tous les points en litige.

S’il vous est impossible pour une raison quelconque d’être présent à l’événement, vous devez demander un ajournement, conformément aux règles de procédure applicables; comme pour n’importe quelle autre comparution, il peut y avoir des conséquences dans le cas d’une non‑comparution ou d’un ajournement de dernière minute (dont une ordonnance de dépens prononcée contre vous).

Qu’arrive-t-il si le juge ou le juge associé n’approuve pas la demande de vidéoconférence?

Si le juge ou le juge associé n’approuve pas la demande de vidéoconférence, un membre du personnel de la Cour le fera savoir à l’auteur de la demande et à toute partie ayant présenté un formulaire d’opposition.

Il est à noter qu’à moins d’une indication contraire du juge ou du juge associé, il est présumé que l’événement aura lieu comme prévu, sous la forme d’un événement en personne, ce qui veut dire que vous devez vous présenter en personne à l’heure et à l’endroit (c’est-à-dire le site principal) prévus pour l’événement. S’il vous est impossible d’être présent à l’événement en personne à la date prévue, vous devez demander un ajournement, conformément aux règles de procédure applicables.

Que dois-je faire le jour de la vidéoconférence?

Arrivez tôt et soyez prêt! Si vous participez à l’événement vidéo à partir du lieu éloigné, présentez‑vous sur place au moins 15 minutes à l’avance afin d’être sûr que la pièce est prête et que le matériel fonctionne.

Des membres du personnel de la Cour feront fonctionner le matériel de vidéoconférence, tant au lieu principal qu’au lieu éloigné.

Si vous avez des questions à poser sur le lieu de la vidéoconférence ou sur le matériel utilisé, adressez-vous au personnel de la Cour au lieu où vous vous trouvez; ayez avec vous un exemplaire du formulaire de demande de vidéoconférence, car celui-ci comportera les informations dont le personnel aura besoin pour examiner l’affaire.

Il est à noter qu’étant donné que les rôles de la Cour sont établis en fonction du lieu où se trouve le dossier, il est possible que la vidéoconférence ne soit pas inscrite dans le rôle (ou le dossier) de la Cour qui est affiché au lieu éloigné.

Comme dans n’importe quelle autre affaire, le juge ou le juge associé qui préside l’événement déterminera de quelle façon celui-ci se déroulera. S’il décide que l’événement n’est pas productif, il pourra reporter l’événement à une autre date et exiger que les parties et les avocats comparaissent tous en personne. Et, à l’instar d’un événement tenu en personne, il est loisible au juge ou au juge associé d’ordonner des dépens en lien avec un événement tenu par vidéoconférence.

Qu’arrive-t-il s’il survient une difficulté technique?

S’il survient un problème dans le cadre de la vidéoconférence elle-même, le personnel de la Cour s’efforcera de le régler.

S’il est impossible de régler rapidement le problème, le juge ou le juge associé qui préside l’affaire décidera de la suite. On communiquera par téléphone avec l’avocat ou la partie qui se trouve au lieu éloigné. Chacun des sites pilotes est muni d’un appareil téléphonique, mais il est important aussi que l’avocat ou la partie qui se trouve au lieu éloigné indique un numéro de téléphone où les joindre (comme celui d’un téléphone cellulaire, s’ils en ont un) de façon à ce que l’on puisse communiquer avec eux en cas de problème.

Que se passe-t-il après la conférence?

Après une vidéoconférence, tous les participants (parties et avocats) sont censés répondre à un très bref sondage dans lequel ils feront part de leurs commentaires sur la vidéoconférence.

Le personnel de la Cour remettra aux participants les questionnaires de sondage à remplir, et il les recueillera une fois remplis.

Les commentaires des participants sont un élément-clé du projet pilote, et il est donc bien important que tous les participants répondent au sondage avant de quitter la Cour.

Que dois-je faire si je veux recourir au système de vidéoconférences à un endroit ou pour un événement qui ne fait pas partie du projet pilote?

À ce stade-ci, le projet pilote ne concerne que les vidéoconférences tenues entre deux des huit lieux participants, ainsi que pour les quatre types d’événement judiciaire énumérés plus tôt. Les vidéoconférences qui mettent en cause plus de deux lieux différents (appelées « conférences vidéo multipoints ») ne font actuellement pas partie du projet pilote.

Cependant, là où l’on dispose de la technologie de vidéoconférence, les parties (et les avocats) peuvent continuer de demander à la Cour l’autorisation de recourir à cette technologie pour des lieux et des événements qui se situent en dehors du cadre du projet pilote. Toute partie qui souhaite qu’un événement se déroule par vidéoconférence est tenue de déposer une requête ou de présenter une demande, selon le cas, en fonction des règles de procédure habituellement  applicables, et non pas au moyen du formulaire et de la procédure de demande de vidéoconférence du projet pilote.

Autres informations et ressources

La page Web du projet pilote de vidéoconférences de la CSJ  (sur le site Web de la CSJ)

Formulaires du projet pilote

Autres ressources

Règles en matière de droit de la famille

  • Règle 2 – Interprétation
  • Règle 17 – Conférences

Règles de procédure civile

  • Règle 1.08 – Conférences téléphoniques et vidéoconférences
  • Règle 50 – Conférences