Si vous faites partie d’une équipe juridique, il est important que tous les membres de l’équipe s’inscrivent pour obtenir leur propre compte Case Center.

La version ontarienne du Case Center est accessible à partir du lien suivant : https://ontariocourts.casecenter.thomsonreuters.com/. Il est important de mettre ce site dans vos signets ou de l’enregistrer comme favori afin de pouvoir y revenir facilement. Une fois que vous avez accédé à ce lien, cliquez sur « S’inscrire » dans le coin supérieur droit. Remplissez les champs requis sur la page d’inscription. Assurez-vous que votre adresse courriel est correcte! Une fois votre compte enregistré, Case Center vous enverra un courriel de vérification contenant un lien que vous devrez suivre pour terminer le processus d’inscription.

Une fois que vous avez créé et vérifié votre compte, vous pouvez vous connecter à Case Center en cliquant sur « Connexion » dans le coin supérieur droit de l’écran. L’écran de connexion à Case Center vous demandera d’entrer votre nom d’utilisateur ou votre adresse courriel et votre mot de passe. Lorsque vous vous connectez à Case Center, il est important de prêter attention à l’avis qui s’affiche à l’écran. Celui-ci souligne des renseignements importants relatifs à vos responsabilités dans l’utilisation de Case Center.

Vous pouvez obtenir plus de renseignements en accédant aux ressources ici: https://training.thomsonreuters.ca/media/1_qdtouq0c

Il y a deux façons d’accéder aux dossiers dans Case Center :

• Par courriel

Lorsqu’un dossier est créé dans Case Center pour votre affaire, vous recevrez un courriel du Case Center avec l’objet suivant : « Les tribunaux de l’Ontario ont autorisé l’accès au dossier suivant ». Les courriels relatifs à votre dossier dans Case Center proviendront d’une adresse courriel casecenter-noreply@thomsonreuters.com. Veillez à enregistrer « @thomsonreuters.com » dans votre liste de contacts pour marquer Case Center comme un expéditeur de confiance. Si vous avez reçu un courriel du Case Center vous invitant à participer à un dossier, cliquez sur le lien fourni et téléversez les documents que vous utiliserez pour votre audience. Les documents doivent être téléversés au moins 5 jours avant l’audience, ou doivent respecter les délais de dépôt inférieurs à 5 jours fixés par une règle d’instance ou un avis régional.

• Directement par l’intermédiaire du Case Center

Pour localiser votre dossier, connectez-vous à Case Center et sélectionnez Afficher la liste des dossiers. La page « Voir la liste des dossiers » fournit une liste de tous les dossiers auxquels vous avez accès dans le système. Si vous avez plusieurs dossiers, la boîte de Filtre de dossier  peut vous aider à réduire le nombre de dossiers qui apparaissent dans votre liste de dossiers afin que vous puissiez localiser un dossier spécifique. Le champ Filtre propose deux options pour filtrer les dossiers. Chacune de ces options réduit les résultats qui apparaissent sur la page afin que vous puissiez trouver facilement ce que vous cherchez :

1. Date de début de l’audition / Date de fin de l’audience – ces champs peuvent être utilisés pour rechercher une liste de dossiers à une date spécifique ou dans une fourchette de dates spécifique. Utilisez l’icône de calendrier à côté de chaque champ pour choisir les dates d’audience que vous souhaitez rechercher, puis sélectionnez « Appliquer le filtre ». Case Center filtrera la liste des dossiers de manière à ce que seuls les dossiers dont les audiences se situent dans cette fourchette de dates apparaissent. Conseil – Si vous souhaitez rechercher des dossiers à une date spécifique, veillez à utiliser cette même date dans les deux champs. Ainsi, Case Center ne renverra qu’une liste de dossiers dont l’audience a lieu à cette date.

2. Nom du dossier/référence – ce champ peut être utilisé pour rechercher un dossier en utilisant le nom de l’une des parties comme il apparaît dans l’intitulé de la cause/du titre de la procédure. Utilisez le champ pour taper le nom d’une des parties tel qu’il apparaît dans l’intitulé de la cause, puis sélectionnez « Appliquer le filtre ». Par exemple, si l’affaire est « Lawrence c. Smith », vous pouvez taper « Smith » dans ce champ pour que Case Center filtre la liste des dossiers afin que seuls ceux contenant le mot « Smith » apparaissent. Conseil – Si vous utilisez plus d’un mot pour la recherche (p. ex. si la partie est une société nommée « 12345 Ontario Ltd. »), assurez-vous de cocher la case « Tous les mots ». Ainsi, Case Center ne renverra que les résultats contenant tous les mots que vous avez saisis dans le champ. Si les parties à une affaire ont un nom de famille commun, il peut être utile d’effectuer une recherche sur les deux noms de parties. Case Center utilisera uniquement l’intégralité de ce que vous avez saisi dans le champ « Nom du dossier/référence » si la case « Tous les mots » est cochée. Par exemple, si vous tapez « Lawrence Smith » dans le champ sans cocher l’option « Rechercher l’expression exacte », Case Center filtrera les résultats pour n’afficher que « Lawrence c. Smith ». Conseil – Si le numéro de dossier de votre affaire vous a été communiqué, vous pouvez utiliser les 6 chiffres du numéro de dossier dans le champ « Nom du dossier/référence ». Par exemple, si votre numéro de dossier est « CV-16-256365 », vous pouvez taper « 256365 » dans le champ « Nom du dossier/référence » pour que Case Center affiche le résultat. Vous devez vous assurer que la case « Rechercher l’expression exacte » n’est pas cochée pour que Case Center puisse afficher vos résultats.

Les avocats peuvent permettre à d’autres professionnels d’accéder à leurs dossiers dans Case Center. Si vous êtes l’avocat d’une affaire, veuillez inviter votre personnel administratif à accéder à Case Center s’il est chargé de téléverser les documents de votre client. Il incombe à l’avocat figurant sur le document accepté pour dépôt d’inviter les autres professionnels juridiques de son équipe à accéder au dossier. Cela inclut tous les avocats juniors, les assistants juridiques, les greffiers, les étudiants ou les professionnels administratifs qui seront amenés à téléverser ou à consulter des documents.

Si vous êtes la partie requérante et que vous n’avez pas reçu d’invitation du Case Center pour téléverser vos documents, vous devez contacter le greffe du tribunal et demander l’envoi de l’invitation.

Si vous êtes la partie défenderesse : il vous incombe de contacter la partie requérante si vous n’avez pas reçu d’invitation dans les 5 jours suivant l’audience.

Les parties qui se représentent elles-mêmes peuvent souhaiter inviter des tiers, tels que des services de médiation, à participer à leur affaire. Les parties non représentées par un avocat doivent faire preuve de prudence et s’assurer qu’elles n’autorisent l’accès au Case Center à des tiers que dans le cadre de la procédure judiciaire. Si vous êtes un plaideur non représenté et que vous ne voyez pas l’option « Inviter un nouveau participant », vous pouvez contacter le greffe afin que le personnel puisse activer cette permission sur votre compte.

Pour inviter des professionnels à s’occuper de votre dossier dans Case Center :

1. Localisez le dossier (dans l’écran « Afficher la liste de causes »).
2. Sélectionnez « Mettre à jour la cause ».
3. Sélectionnez l’onglet « Personnes » qui se trouve dans le dossier.
4. Sélectionnez « Inviter un nouveau participant ».
5. Saisissez l’adresse courriel du participant et son rôle (s’il n’a pas encore de compte Case Center).
6. Sélectionnez tous les éléments énumérés sous « Accès au lot ».
7. Examinez les options répertoriées sous Autorisations d’accès et sélectionnez uniquement les options correspondant à la personne que vous invitez.
8. Sélectionnez tous les éléments répertoriés sous Courriels.
9. Une fois que vous avez cliqué sur « Inviter », un courriel automatisé du Case Center est envoyé à la personne concernée et contient un lien vers le dossier.

Vous pouvez visionner une courte vidéo explicative ici: https://training.thomsonreuters.ca/media/1_a08ya290

En matière criminelle, l’accès à Case Center sera limité aux magistrats, au personnel des tribunaux, aux avocats de la Couronne et de la défense et à leur personnel juridique. Aucune affaire criminelle impliquant des personnes non représentées par un avocat n’utilisera Case Center.

Il est interdit aux avocats d’inviter leurs clients/accusés à accéder au Case Center. Les avocats sont tenus de prendre d’autres dispositions pour partager des documents, le cas échéant, avec leurs clients.

Si votre affaire a déjà été créée dans Case Center, mais que vous vous préparez à une nouvelle audience ou conférence dans le cadre de la même affaire, le personnel du tribunal vous donnera accès à un nouvel ensemble (dossier) cinq jours avant la date de votre nouvelle audience. Si vous êtes la partie requérante et que vous n’avez pas reçu d’invitation à téléverser vos documents dans Case Center, vous devez contacter le greffe et demander l’envoi de l’invitation. Il vous incombe de permettre au personnel administratif ou à des tiers d’accéder à tous les nouveaux ensembles créés pour les audiences suivantes.

Voici comment permettre au personnel administratif ou à des tiers d’accéder à de nouveaux ensembles lorsqu’ils ont déjà été invités à participer à un dossier :

1. Localisez le dossier (dans l’écran « Voir la liste des dossiers »).
2. Sélectionnez « Mettre à jour la cause ».
3. Sélectionnez l’onglet « Personnes » qui se trouve dans le dossier.
4. Recherchez le nom de la personne à qui vous souhaitez donner accès au nouvel ensemble.
   1. Conseil : appuyez sur les touches « Ctrl » et « F » de votre clavier. Votre navigateur Internet affichera une boîte de dialogue. Tapez-y le nom de famille de la personne à laquelle vous souhaitez donner accès au nouvel ensemble. Case Center vous amènera à ce nom sur la page, de sorte que vous n’aurez pas à faire défiler la page.
5. Trouvez le nom du nouvel ensemble à côté du nom de cette personne.
6. Cochez la case à côté du nom du nouvel ensemble. Cette personne aura désormais accès au nouvel ensemble.

Les avocats qui ont été radiés du dossier et qui ne représentent plus une partie dans l’affaire peuvent s’adresser au greffe de la Cour pour supprimer leur accès à l’affaire. Les avocats peuvent souhaiter supprimer l’accès aux ensembles pour les stagiaires en droit, les assistants juridiques ou les avocats junior qui n’ont plus besoin d’accéder au dossier.

Pour supprimer l’accès d’un utilisateur aux ensembles dans une affaire :

1. Localisez le dossier (dans l’écran « Voir la liste des dossiers »).
2. Sélectionnez le bouton « Mettre à jour la cause ».
3. Sélectionnez l’onglet « Personnes » qui se trouve dans le dossier.
4. Recherchez le nom de la personne que vous souhaitez supprimer.
5. Décochez les ensembles à côté du nom de la personne.

Cet utilisateur ne pourra plus accéder au dossier, car il n’a accès à aucun ensemble.

Toute ordonnance ou tout avenant résultant d’une audience utilisant Case Center sera distribué aux parties directement via Case Center. Une fois l’ordonnance ou l’avenant signé, la Cour le téléversera dans l’ensemble Ordonnances et avenants de votre affaire en utilisant le protocole de dénomination de la Cour. Vous recevrez un courriel du Case Center lorsque l’ordonnance ou l’avenant aura été téléversé.

Vous pouvez télécharger l’ordonnance ou l’avenant directement à partir du Case Center de deux manières :

1. Dans l’écran « Réviser » :

• Assurez-vous que l’ensemble sélectionné est « Ordonnances et avenants »;
• Cliquez sur « Télécharger » en haut de l’écran;
• Sélectionnez « Télécharger document ».

2. À partir de l’écran « Mettre à jour le dossier » ou de l’écran du dossier :

• Cliquez sur « Index » en haut de l’écran;
• Cliquez sur « Sélectionner une liasse» pour choisir l’option « Ordonnances et avenants »;
• Recherchez l’ordonnance ou l’avenant et sélectionnez le bouton « PDF ».

L’une ou l’autre de ces options permet de télécharger une version PDF de l’ordonnance ou de l’avenant directement sur votre ordinateur.