Calendly sert à consulter les disponibilités de la Cour et à réserver une date et une heure de comparution pour différents types d’affaires. Ce processus doit être effectué par une seule des parties à l’affaire. Après avoir fait tout le processus sur la plateforme, cette partie reçoit un courriel de confirmation automatisé, qu’elle doit transmettre aux autres parties à l’affaire (voir le conseil 5).

Les parties doivent faire tout leur possible pour convenir d’une date et d’une heure de comparution devant la Cour. Si elles n’y parviennent pas, il leur sera peut-être impossible d’utiliser Calendly. Dans le formulaire Calendly, vous trouverez la marche à suivre si vous n’avez pas l’accord de la partie adverse pour la date que vous voulez demander.

Si vous réservez une date sur Calendly sans l’accord de toutes les parties, vous devrez expliquer les tentatives raisonnables que vous avez faites pour vous entendre. Autrement, votre affaire pourrait être annulée par le tribunal.

Lors du processus de réservation d’une date, fournissez avec exactitude tous les renseignements demandés. Il y a notamment des énoncés de confirmation et d’engagement que vous devrez lire attentivement et qu’il vous faudra respecter.

En l’absence de renseignements complets et exacts, vous ne pourrez pas réserver de date, ou si vous réussissez à le faire, elle sera annulée par le tribunal.

Calendly demande l’adresse courriel de chaque partie lors du processus de réservation. La plateforme utilise le courriel pour confirmer les détails de la réservation et envoyer les avis en cas d’annulation ou de changement de date. Assurez-vous de donner votre adresse courriel aux autres parties pour recevoir les mises à jour concernant votre comparution.

Si vous faites le processus sur Calendly pour le compte d’un avocat en tant qu’adjoint ou membre du personnel de soutien, il vous est recommandé d’utiliser l’adresse courriel générique de votre bureau ou de conserver le courriel de confirmation que vous recevrez de Calendly, et de transmettre à l’avocat les courriels reçus de Calendy.

Si vous n’avez pas d’adresse courriel ou pas d’accès à votre boîte de courriels, consultez les directives de pratique régionale pour savoir comment obtenir une date de comparution.

La partie qui effectue le processus sur Calendly doit informer les autres parties et les avocats qu’elle a utilisé la plateforme pour réserver une date de comparution. Il y a deux façons simples de le faire :

• Utiliser la fonction Ajouter des invités – Selon le type d’affaire, vous pourriez avoir accès sur Calendly au bouton « Ajouter des invités ». Si c’est le cas, vous pourrez inscrire les adresses courriel des autres parties, qui seront incluses par Calendly dans ses courriels automatisés.
• Transmettre votre courriel de confirmation – En l’absence de l’option pour ajouter des invités, vous devrez transmettre votre courriel de confirmation de Calendly aux autres parties et aux avocats. Ce courriel contient des renseignements sur la comparution. Il vous faudra aussi transmettre aux autres parties et aux avocats tous les autres courriels de Calendly au sujet de l’affaire.

IMPORTANT : En cas de changement d’avocat avant la date de comparution, c’est la partie qui a réservé la date qui doit transmettre tous les courriels au nouvel avocat. Si les autres parties ne sont pas informées, la comparution sera annulée par le tribunal.

Les courriels au sujet des comparutions demandées sur Calendly sont envoyés depuis les adresses notifications@calendly.com et no-reply@calendly.com. Si vous avez réservé une date sur Calendly et que vous n’avez pas reçu de courriel de confirmation, vérifiez vos pourriels ou vos courriels indésirables et assurez-vous de confirmer Calendly comme expéditeur sûr.

Après avoir terminé le processus de réservation sur Calendly, vous recevrez un courriel de confirmation contenant des renseignements sur la comparution et d’autres détails fournis par le tribunal.

Vous trouverez également au bas de ce message d’autres fonctions pour vous préparer à la comparution :

• Ajouter au calendrier – Sert à ajouter la comparution à votre application de calendrier personnel.
• Replanifier (pour certains types d’affaires seulement) – Sert à sélectionner de nouvelles date et heure de comparution sur Calendly. Vous devez demander l’accord des autres parties pour changer de date et les informer des nouvelles date et heure de comparution. Si vous n’informez pas les autres parties et les avocats, la comparution sera annulée par le tribunal.
• Annuler (pour certains types d’affaires seulement) – Sert à annuler la date de comparution. Vous devez demander l’accord des autres parties pour annuler la date de cette façon, et après avoir fait l’annulation, en informer les autres parties et les avocats. Sur Calendly, vous devez entrer le numéro du dossier de la cour dans le champ « Raison de l’annulation ».

Si vous avez réservé une date sur Calendly et que vous voulez la modifier ou l’annuler, mais que vous n’avez pas accès à ces fonctions, il vous faut suivre les directives de pratique régionale.

Le courriel de confirmation de Calendly pourrait inclure tout en bas les boutons « Annuler » et « Replanifier », qui vous permettront de modifier votre réservation.

1. Changer de date ou modifier les renseignements

• Utilisez la fonction « Replanifier » si vous avez fait une erreur ou que vous voulez mettre les renseignements à jour.
• Si vous voulez garder la même date et la même heure :
  1. Cliquez sur « Replanifier ».
  2. Sélectionnez de nouveau la même date et la même heure.
  3. Vous pourrez alors modifier les renseignements que vous avez entrés dans le formulaire.
• Calendly vous enverra un courriel de confirmation contenant les nouveaux renseignements.
• Si vous avez utilisé la fonction « Ajouter des invités », les autres parties recevront aussi ce courriel.
• Si vous n’avez pas utilisé la fonction, ce sera à vous de transmettre le courriel de confirmation aux autres parties (voir le conseil 5).
• Si vous n’arrivez pas à sélectionner de nouveau la même date et la même heure au moyen de la fonction « Replanifier », cliquez sur « Annuler » pour annuler votre date de comparution.

2. Annuler votre réservation

• Si vous n’avez plus besoin de comparaître au tribunal ou êtes dans l’impossibilité de le faire, utilisez la fonction « Annuler », en vous assurant de respecter les exigences indiquées dans votre courriel de confirmation.
• Lorsque vous annulez votre date de comparution :
  • entrez le numéro du dossier de la cour dans le champ « Raison de l’annulation »;
  • vous et la Cour recevrez un courriel de Calendly confirmant l’annulation;
  • si vous avez ajouté des invités, ces personnes recevront aussi ce courriel;
  • autrement, vous devrez transmettre le courriel de confirmation de l’annulation aux autres parties.

3. Réserver une nouvelle date après l’annulation

• Après avoir annulé votre date de comparution, retournez sur Calendly pour sélectionner de nouvelles date et heure.
• Remplissez de nouveau le formulaire en y inscrivant les renseignements à jour.
• Vous, la Cour et les autres parties (si vous avez utilisé la fonction « Ajouter des invités ») recevrez un courriel de confirmation de Calendly.

4. Si vous n’avez pas accès à ces fonctions

• Il arrive que Calendly ne donne pas accès aux fonctions « Replanifier » et « Annuler ».
• En pareil cas, il vous faut suivre les directives de pratique régionale pour changer de date ou annuler votre comparution.

Important : Les courriels de confirmation de Calendly sont toujours envoyés à l’adresse courriel entrée dans le formulaire de réservation. Si vous êtes l’adjoint juridique d’un avocat, il vous est recommandé d’utiliser l’adresse courriel générique de votre bureau ou de transmettre le courriel de confirmation à l’avocat.

Une fois que vous aurez réservé une date de comparution sur Calendly, vous recevrez un courriel de confirmation contenant les exigences à respecter. Vous recevrez aussi, quelques jours avant votre audience, un courriel de Calendly expliquant comment vous présenter à l’audience à la date et à l’heure prévues. Prière de ne pas contacter le bureau des procès pour demander ces renseignements avant d’avoir reçu le courriel de Calendly à l’approche de la date de comparution.

Si vous n’êtes pas la partie ayant réservé la date sur Calendly, contactez la partie qui l’a fait pour obtenir les renseignements fournis dans le courriel de confirmation de la plateforme. Il incombe à la partie qui a fait la réservation sur Calendly de transmettre les courriels de confirmation à toutes les parties à l’affaire.