Calendly est utilisé pour consulter les disponibilités de la Cour pour des événements spécifiques et réserver ces disponibilités pour votre affaire. Par conséquent, une seule partie à l’action est tenue d’effectuer le processus de réservation par le biais de la page Calendly. Une fois que cette partie a terminé les étapes requises via Calendly, elle peut en confirmer l’achèvement en transmettant le courriel de confirmation qu’elle a reçu de Calendly aux autres parties de son affaire (voir le conseil 5).

Il est attendu des parties qu’elles fassent tout leur possible pour convenir d’une date et d’une heure de comparution devant la Cour. Si les parties impliquées dans une affaire ne parviennent pas à se mettre d’accord sur la date et l’heure de leur comparution, il se peut qu’elles ne puissent pas utiliser Calendly. Veillez à consulter la page Calendly relative à votre affaire afin de déterminer la marche à suivre pour demander une comparution si vous n’avez pas le consentement de la partie adverse à la date que vous souhaitez fixer.

Les comparutions planifiées par l’intermédiaire de Calendly pour lesquelles les parties ne peuvent convenir d’une date doivent fournir une explication des tentatives raisonnables faites pour s’entendre avec toutes les autres parties. Si vous ne fournissez pas cette explication, votre affaire peut être annulée par le tribunal.

Au cours de la procédure de réservation, veillez à fournir des renseignements exacts à toutes les questions posées sur la page. Vous devez notamment examiner attentivement les confirmations et les engagements et les sélectionner. Si vous ne fournissez pas des réponses complètes et exactes, il vous sera impossible de réserver votre date ou celle-ci sera annulée par la Cour. Vous devrez vous conformer à tous les engagements et confirmations figurant sur la page Calendly.

Calendly demande aux parties de fournir une adresse courriel pour compléter leur réservation. En outre, le courriel est utilisé pour confirmer les détails de votre demande de date et vous informer si votre audience a été annulée, reportée ou, dans le cas de la liste des requêtes civiles de longue durée du Centre-Est, appelée. Veillez à communiquer aux autres parties à votre affaire votre adresse courriel actuelle afin de pouvoir recevoir les mises à jour concernant votre prochaine comparution devant le tribunal.

Si vous êtes un assistant ou un membre du personnel de soutien qui remplit Calendly pour le compte d’un avocat, il est recommandé d’enregistrer une copie du courriel de confirmation que Calendly enverra à la fin du processus, ou d’en transmettre une copie à l’avocat dans le dossier.

Si vous n’avez pas d’adresse courriel ou si vous ne pouvez pas y accéder, consultez les pratiques des tribunaux locaux pour obtenir une date pour votre affaire.

Il incombe à la partie qui prend rendez-vous avec Calendly d’informer les autres parties et les avocats de l’affaire qu’elle a utilisé Calendly pour prendre rendez-vous avec la Cour. Il y a deux façons simples de le faire :

• Utilisez la fonction « Ajouter des invités » – En fonction de l’affaire que vous réservez à la Cour, vous verrez peut-être un bouton « Ajouter des invités » sur le formulaire de planification. Lorsque ce bouton est disponible, vous devez l’utiliser pour inclure les adresses courriel des autres parties à votre affaire. Cela permettra de les inclure dans le courriel de suivi contenant les détails de l’événement, ainsi que dans le courriel de notification en cas d’annulation de l’audience.
• Transmettez le courriel de confirmation – Si vous réservez une affaire qui ne dispose pas de la fonction « Ajouter des invités », vous devez transmettre le courriel de confirmation que vous recevez de Calendly aux autres parties et aux avocats de votre affaire. Ce courriel contient tous les renseignements pertinents concernant la comparution. Lorsque vous utilisez cette option, vous devez également transmettre à toutes les autres parties et à tous les avocats tous les courriels ultérieurs reçus de Calendly au sujet de l’affaire.

En cas de changement de représentation avant la date prévue de votre comparution, il incombe à la partie qui fixe la date de la comparution de transmettre tous les courriels relatifs à la comparution à l’avocat approprié. Si vous n’informez pas les autres parties de l’affaire, votre comparution sera annulée par le tribunal

Les notifications relatives aux comparutions planifiées à l’aide de Calendly sont envoyées par courrier électronique à partir de notifications@calendly.com et no-reply@calendly.com. Si vous avez planifié une date à l’aide de Calendly et que vous n’avez pas reçu le courrier électronique confirmant que votre réservation a été effectuée, vérifiez votre dossier de courriers indésirables ou de pourriels et assurez-vous de marquer Calendly comme étant un expéditeur sûr.

Si vous parvenez à planifier votre comparution par l’intermédiaire de Calendly, vous recevrez un courriel de confirmation automatisé. Ce courriel contient des renseignements sur votre comparution, les réponses que vous avez fournies lors de la réservation via Calendly et d’autres détails pertinents fournis par le tribunal.

Au bas de ce courriel se trouvent des boutons supplémentaires que vous pouvez utiliser pour vous préparer à la date d’audience prévue :

• Ajouter au calendrier – ajoutera votre comparution en tant qu’événement à votre logiciel de calendrier.

• Replanifier (il est possible que cette option n’apparaisse pas dans tous les dossiers) – vous permet d’accéder à la page de sélection des dates de Calendly, où vous pouvez sélectionner une nouvelle date/heure pour reporter votre comparution devant le tribunal. Vous devez obtenir le consentement des autres parties si vous avez utilisé cette option pour reporter votre audience et vous êtes tenu d’informer les autres parties de la nouvelle date/heure de l’audience (voir le conseil 4). Si vous n’informez pas les autres parties/avocats de l’affaire, votre comparution sera annulée par le tribunal.

• Annuler (il est possible que cette option n’apparaisse pas dans tous les dossiers) – vous permet d’accéder à une page où vous pouvez annuler votre rendez-vous avec le tribunal. Vous devez obtenir le consentement des autres parties pour utiliser cette option et vous êtes tenu d’informer les autres parties/avocats de l’affaire si vous avez utilisé cette option pour annuler votre audience. Si vous procédez à l’annulation d’une affaire planifiée via Calendly, vous devez inclure le numéro de dossier du tribunal dans le champ « Raison de l’annulation ».

Si vous avez planifié une affaire par l’intermédiaire de Calendly qui ne contient pas les boutons de report et d’annulation, vous êtes tenu de suivre les pratiques locales établies pour annuler votre comparution et obtenir une nouvelle date.

Au bas du courriel de confirmation de Calendly, vous verrez peut-être deux boutons indiquant « Annuler » ou « Replanifier ».

Si vous avez fait une erreur dans votre application Calendly, vous pouvez utiliser le bouton « Replanifier » pour modifier les renseignements que vous avez fournis et soumettre à nouveau le formulaire. Si vous souhaitez conserver la date et l’heure que vous avez sélectionnées pour votre événement, il vous suffit de sélectionner cette même date et cette même heure lorsque Calendly vous renvoie à la page du calendrier. Une fois que vous aurez sélectionné à nouveau la date et l’heure, Calendly vous renverra à la page contenant vos réponses aux questions, ce qui vous permettra de modifier les renseignements que vous avez fournis. Vous recevrez un courriel contenant les renseignements mis à jour une fois que vous aurez terminé le processus. Toutes les personnes ajoutées à l’aide du bouton « Ajouter des invités » recevront cette confirmation des renseignements mis à jour. Si vous avez planifié un événement pour lequel n’a pas inclus l’option « Ajouter des invités », il est de votre responsabilité de transmettre ce courriel aux autres parties concernées par la cause (voir le conseil 5).

Si vous ne pouvez pas sélectionner la même date et la même heure à l’aide de l’option « Replanifier », utilisez le bouton « Annuler » pour annuler votre comparution. Veillez à indiquer le numéro de dossier du tribunal dans le champ « Raison de l’annulation ». Calendly vous enverra, ainsi qu’au tribunal, un courriel confirmant l’annulation de votre comparution. Vous pouvez ensuite retourner sur Calendly et suivre les instructions pour sélectionner à nouveau la date et l’heure appropriées et saisir à nouveau les renseignements requis. Calendly vous enverra, ainsi qu’à la Cour, un autre courriel contenant les renseignements mise à jour. Les personnes ajoutées à l’aide du bouton « Ajouter des invités » recevront également cette confirmation de l’annulation et de la nouvelle réservation. Si vous avez planifié un événement qui ne comportait pas l’option « Ajouter des invités », il vous incombe de transmettre tous les courriels de Calendly aux autres parties à l’action (voir le conseil 5.)

Si vous n’avez plus besoin de comparaître devant le tribunal, vous pouvez utiliser le bouton « Annuler » pour supprimer votre comparution. Vous devez indiquer le numéro de dossier du tribunal dans le champ « Raison de l’annulation ». Calendly vous enverra, ainsi qu’au tribunal, un courriel confirmant l’annulation de votre comparution. Toutes les parties ajoutées à l’aide du bouton « Ajouter des invités » recevront également cette confirmation de l’annulation. Si vous avez planifié un événement qui ne comportait pas l’option « Ajouter des invités », il vous incombe de transmettre ce courriel d’annulation aux autres parties à l’action (voir le conseil 5).

Si vous avez fait une erreur lors de la sélection de la date et de l’heure de votre apparition, vous pouvez utiliser le bouton « Replanifier » pour corriger ces renseignements. Calendly vous enverra un courriel confirmant la nouvelle date/heure de votre comparution. Toutes les parties ajoutées à l’aide du bouton « Ajouter des invités » recevront également cette confirmation de la nouvelle date et de l’heure de l’audience. Si vous avez planifié un événement qui ne comportait pas l’option « Ajouter des invités », il vous incombe de transmettre ce courriel aux autres parties à l’action (voir le conseil 5).

Si vous avez planifié une affaire par l’intermédiaire de Calendly qui ne contient pas les boutons de report et d’annulation, vous êtes tenu de suivre les pratiques locales établies pour annuler votre comparution et obtenir une nouvelle date.

Important : le courriel de confirmation de Calendly sera toujours envoyé à l’adresse courriel indiquée dans le champ « Courriel ». Si vous êtes un assistant juridique d’un avocat, il est recommandé d’utiliser une adresse courriel générique lorsque vous sélectionnez votre date via Calendly, ou de vous assurer que vous transmettez le courriel de confirmation à l’avocat du dossier.

Une fois que vous aurez planifié votre affaire via Calendly, vous recevrez un courriel de confirmation qui vous indiquera les conditions spécifiques de votre comparution. En outre, vous recevrez un courriel de notification de Calendly quelques jours avant votre audience qui contiendra les détails sur la façon d’accéder à votre audience à la date et à l’heure prévues. Veuillez ne pas contacter le bureau du tribunal pour demander ces renseignements avant d’avoir reçu le courriel de Calendly à l’approche de la date de l’audience.

Si vous n’êtes pas la partie qui a lancé le processus de planification via Calendly, vous devez contacter cette partie afin d’obtenir les renseignements fournis dans le courriel de confirmation de Calendly. Il incombe à la partie qui a planifié l’affaire par l’intermédiaire de Calendly de fournir ces courriels de confirmation à toutes les parties à l’affaire..

Votre courriel de confirmation Calendly peut faire référence à des exigences spécifiques concernant le téléversement de documents dans Case Center avant votre comparution. Le cas échéant, vous devez téléverser vos documents dans l’ensemble de Case Center approprié une fois que vous êtes invité au dossier de Case Center pour votre affaire. Le délai dans lequel vous pouvez vous attendre à recevoir une invitation au Case Center pour votre affaire dépend du type d’affaire et du lieu du tribunal.

Dans la plupart des cas, le bureau du tribunal ne pourra pas vous aider à répondre à des questions spécifiques concernant le Case Cente. Veuillez consulter la page suivante pour obtenir des renseignements spécifiques concernant Case Center : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/guides-et-ressources-de-service/case-center/.