Région de Toronto : Avis à la profession concernant l’utilisation de CaseLines pour les affaires criminelles

Le 15 janvier 2021

Le ministère du Procureur général (ci-après « le Ministère »), en collaboration avec la Cour supérieure de justice (CSJ), utilisera désormais CaseLines pour les affaires criminelles. CaseLines est une plateforme infonuagique de partage de documents qui permet d’exécuter des procédures judiciaires à distance comme en personne.
CaseLines est l’une des initiatives mises en œuvre par le Ministère pour instaurer des façons nouvelles et novatrices d’administrer la justice et, notamment, d’exécuter les procédures judiciaires, en permettant de le faire davantage à distance et en offrant plus de services en ligne.
CaseLines est un service en ligne convivial qui permet :
- aux avocats de la Couronne et de la défense de partager des documents judiciaires de toute taille et de tout format avant et pendant un événement judiciaire donné;
- aux fonctionnaires judiciaires et au personnel de la Cour d’accéder aux documents relatifs à l’événement et d’envoyer des documents supplémentaires, comme des avis aux avocats, des ordonnances et des motifs de décision;
- un accès en tout temps avec ou sans réseau privé virtuel.
Le Ministère et la CSJ ont effectué l’essai de CaseLines dans certaines affaires civiles sélectionnées au palais de justice situé au 330, avenue University, et affaires du droit de la famille sélectionnées au palais de justice situé au 361, avenue University, à Toronto. Dès le début de 2021, le projet pilote s’étendra à certaines affaires criminelles sélectionnées au palais de justice du 361, avenue University.
CaseLines ne remplace pas le dépôt de documents au tribunal. Les avocats de la Couronne et de la défense doivent déposer les documents au tribunal par courriel à l’avance, conformément aux règles applicables énoncées dans les Règles de procédure en matière criminelle et le Code criminel et conformément aux directives de pratiques du tribunal.
À compter du 25 janvier 2021, le personnel du bureau de traitement des demandes en matière criminelle (salle 241) commencera à inviter les avocats de la Couronne et de la défense à télécharger leurs documents pour les audiences prévues deux semaines plus tard. Les avocats de la Couronne et de la défense recevront un courriel du personnel du bureau de traitement des demandes en matière criminelle (salle 241) leur demandant de télécharger leurs documents pour l’événement dans le dossier correspondant créé dans CaseLines.
Les premières audiences pour lesquelles CaseLines sera utilisé débuteront le 8 février 2021.
À cette étape du projet pilote, l’accent sera mis sur les appels en matière de poursuite sommaire, les demandes de recours de prérogative, les requêtes spéciales et les motions préalables au procès (et le dossier dans CaseLines demeurera actif pour pouvoir servir de répertoire aux documents d’audience tout au long du procès subséquent dans les affaires sélectionnées).
On s’attend à ce que les avocats téléchargent leurs documents dans CaseLines, sauf indication contraire dans le présent avis ou si le juge indique expressément que :
1. CaseLines ne doit pas être utilisé dans une affaire donnée;
2. certains documents ne doivent pas être téléchargés dans CaseLines, selon un ordre du juge ou le présent avis.
À compter du 25 janvier, CaseLines sera utilisé pour chaque motion préalable au procès nouvellement planifiée, appel en matière de poursuite sommaire et demande de recours de prérogative concernant des accusés représentés qui doit être entendu à compter du 8 février 2021.
CaseLines sera également utilisé pour la plupart des motions préalables au procès, des appels ou des demandes de recours de prérogative déjà planifiés concernant des accusés représentés qui doivent être entendus à compter du 8 février 2021.
Une fois qu’un dossier CaseLines est ouvert et utilisé dans le cadre d’une motion préalable au procès, on s’attend à ce que CaseLines soit utilisé dans le procès subséquent portant sur l’affaire.

Exceptions prévues

Dans les affaires criminelles, l’accès à CaseLines sera restreint à la magistrature, au personnel de la Cour, aux avocats ainsi qu’aux membres du personnel de la Couronne et de la défense ayant besoin de cet accès.

Il est interdit aux avocats d’inviter leurs clients ou les accusés à accéder à CaseLines.

Les avocats doivent employer d’autres méthodes lorsqu’ils sont tenus de transmettre des documents à leurs clients[1].

Il est interdit d’utiliser CaseLines dans les affaires où l’accusé se défend lui‑même.

Il est interdit d’utiliser CaseLines dans les affaires de pornographie juvénile.

Il faut s’abstenir de placer dans CaseLines un document mentionnant un informateur confidentiel.

Même s’il est possible d’utiliser CaseLines pour la plupart des audiences, certains documents ne doivent pas y être téléchargés. Sauf indication contraire expresse du tribunal, les avocats de la Couronne et de la défense ne doivent pas télécharger les documents suivants dans CaseLines[2] :

un document mis sous scellés;
un document pour lequel on sollicite une ordonnance de mise sous scellés;
un document protégé ou un document pour lequel on sollicite une protection;
tout autre document que les avocats hésitent à télécharger.

C’est lors de la conférence préparatoire au procès que les questions au sujet des documents qui peuvent être téléchargés ou non dans CaseLines doivent être adressées au juge, qui orientera les avocats. Ceux‑ci doivent ensuite s’assurer de faire inscrire cette directive au dossier lors de la comparution subséquente afin qu’elle figure à l’acte d’accusation ou à tout autre enregistrement écrit par le greffier du tribunal.

Les avocats de la Couronne et de la défense doivent déployer tous les efforts nécessaires pour aider le personnel du bureau de traitement des demandes en matière criminelle (salle 241). Ils doivent par exemple aviser immédiatement le personnel de la salle 241 lorsqu’ils reçoivent par inadvertance une invitation à télécharger des documents dans CaseLines dans une affaire de pornographie juvénile, dans une affaire où le juge a expressément proscrit aux avocats d’en faire l’usage, ou lorsque l’avocat sait que l’accusé est maintenant non représenté ou a changé d’avocat.

De plus, lorsque l’avocat de la défense ou de la Couronne prend connaissance d’une affaire à venir qui respecte les présentes lignes directrices relatives à CaseLines et pour laquelle aucune invitation à télécharger les documents dans CaseLines n’est reçue, il doit communiquer avec l’avocat de la partie adverse ainsi qu’avec le personnel de la salle 241.

Nouvelles responsabilités pour les avocats de la Couronne et de la défense et le personnel de la Division des services aux tribunaux

CaseLines ne remplace ni la signification ni le dépôt des documents au tribunal. Les avocats de la Couronne et de la défense doivent signifier et déposer leurs documents au tribunal par courriel, conformément aux règles applicables énoncées dans les Règles de procédure en matière criminelle et le Code criminel et conformément aux avis.
La Division des services aux tribunaux doit tenir le dossier électronique à jour dans le système ayant été mis en place pour la tenue à jour des dossiers des tribunaux.
L’avocat doit fournir au tribunal une adresse de courriel à jour et s’assurer que son adresse de courriel actuelle figure sur tous les documents qu’il dépose au tribunal[3].
Les parties doivent faire de CaseLines un expéditeur de confiance en ajoutant noreply@caselines.com à leur liste de contacts ou en vérifiant régulièrement leur dossier de courrier indésirable pour voir si des courriels de CaseLines s’y trouvent.
Lorsqu’il reçoit un courriel de CaseLines, lequel est envoyé environ deux semaines avant l’audience, l’avocat doit cliquer sur le lien qui y est donné pour s’inscrire. Il peut également s’inscrire à l’avance à l’adresse https://ontariocourts.caselines.com/ en cliquant sur « Register ». On recommande à l’avocat de créer un compte sur CaseLines à l’avance pour être déjà prêt à s’inscrire.
Pour les motions préalables au procès : Les avocats de la Couronne et de la défense doivent télécharger des documents dans CaseLines au plus tard le jeudi de la semaine précédant celle de l’audition de la motion.

Pour les appels en matière de poursuite sommaire et les demandes de recours de prérogative :

Il faut respecter les directives du tribunal énoncées dans la procédure devant la Cour.
Si, dans le cadre d’une conférence préparatoire au procès, le tribunal indique que CaseLines ne doit pas être utilisé dans l’affaire en cours ou donne des directives précises selon lesquelles certains documents doivent ou ne doivent pas être téléchargés dans CaseLines, il incombe à l’avocat d’inscrire cette information au dossier pour que le greffier puisse approuver le dossier par écrit.
Au moment de nommer les documents, il faut appliquer les règles suivantes :

Lorsqu’un document est présenté au tribunal en format électronique, le nom du document doit comprendre les renseignements suivants :

- le type de document;
- le type de partie qui soumet le document;
- le nom de la partie qui soumet le document (y compris les initiales de la partie si le nom n’est pas unique dans l’affaire);
- la date à laquelle le document a été créé ou signé, au format JJ-MMM-AAAA (p. ex. 12-JAN-2021).https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/avis-et-ordonnances-covid-19/avis-consolide/
- Ce protocole de dénomination de documents simple et convivial permettra à la magistrature de trouver rapidement et aisément les documents requis pendant les audiences virtuelles et en personne. Cette directive figure à la partie C de l’Avis consolidé à la profession, aux plaideurs, aux personnes accusées, au public et aux médias.

Ne téléchargez pas dans CaseLines un document pour lequel vous demandez une ordonnance de mise sous scellés. Envoyez plutôt le document par courriel au bureau du coordonnateur des procès en indiquant le numéro du dossier de la cour et la date d’audience (si elle a été fixée) et en demandant que le document soit envoyé par courriel au juge puisqu’une ordonnance de mise sous scellés sera demandée.
Si vous téléchargez des documents que le greffier de la Cour devra marquer comme pièces au procès, veuillez télécharger ces documents séparément, puisqu’une seule marque électronique peut être apposée par document.
Si d’autres avocats ou des membres de leur personnel ont besoin d’accéder à l’affaire dans CaseLines, l’avocat peut leur envoyer une invitation en cliquant sur le bouton « Inviter un nouveau participant » se trouvant à l’onglet « Personnes » de CaseLines. Il convient cependant de garder à l’esprit qu’il faut s’abstenir d’inviter les accusés (ce qui comprend les appelants/demandeurs et répondants), les victimes, les témoins et les agents de police.

On recommande aux avocats et aux membres de leur personnel de consulter l’un des outils de formation se trouvant sur le site Web de la Cour ainsi que les questions fréquentes au sujet de CaseLines. Ces outils les aideront à se familiariser avec CaseLines et à comprendre son utilité dans la gestion des documents pendant l’audience. D’autres formations en direct seront offertes avant le lancement de CaseLines dans d’autres régions.

Si vous avez besoin d’aide pour résoudre des problèmes techniques, communiquez avec le soutien technique de Thomson Reuter au 1‑800‑290‑9378 et sélectionnez « CaseLines » ou « Evidence Sharing » dans le répertoire, ou envoyez un courriel à westlaw.softwaresupport@tr.com. Ce soutien est offert de 8 h à 17 h du lundi au vendredi.

Veuillez faire parvenir toute suggestion d’amélioration de CaseLines au Cabinet du juge en chef, à l’adresse scj-csj.general@ontario.ca.

Utilisation de CaseLines pendant les procédures devant le tribunal

CaseLines permettra aux avocats de la Couronne et de la défense de partager par voie électronique des documents avec la magistrature avant l’audience. Pendant l’audience, les avocats de la Couronne et de la défense et le juge pourront consulter les documents dans le même format électronique.

Dans les cas où l’accusé doit avoir accès aux documents partagés, l’avocat de la défense devra s’occuper d’obtenir des copies papier ou prendre d’autres dispositions.

Stephen E. Firestone
Juge principal régional
Cour supérieure de justice de l’Ontario, région de Toronto

[1] Conformément à toute promesse de ne pas transmettre de copies de documents comme des entrevues concernant une agression sexuelle.

[2] Même s’il est possible d’utiliser CaseLines pour tous les autres documents relatifs à l’audience, ces documents précis ne doivent pas être téléchargés.

[3] Si l’avocat reçoit une invitation pour une affaire dont il sait que la partie se représente maintenant elle‑même ou a changé d’avocat, il doit en aviser dès que possible le bureau de traitement des demandes en matière criminelle.