Utilisation de CaseLines pour les audiences – Astuces pour les avocats

Vous avez reçu un courriel de CaseLines vous indiquant de télécharger des documents dans CaseLines en vue de votre prochaine audience. Que devez‑vous faire maintenant? Voici quelques astuces pour vous aider à utiliser CaseLines.

Vous avez besoin de plus d’information? Vous pouvez visionner le tutoriel intitulé Welcome to CaseLines (Bienvenue dans CaseLines, en anglais seulement). Pour obtenir des directives techniques, veuillez ouvrir une session dans CaseLines et cliquer sur « Service de support » ou consulter la foire aux questions ici.

Téléchargement de documents et préparatifs avant l’audience

Astuce 1 – S’inscrire à CaseLines et ajouter le site Web CaseLines (Ontario) aux signets

Si ce n’est pas déjà fait, vous devez tout d’abord vous inscrire en tant qu’utilisateur CaseLines et ajouter ensuite le site Web CaseLines (Ontario) à vos signets. Cliquez sur le lien contenu dans le courriel et vous serez dirigé vers CaseLines pour y indiquer les renseignements requis dans la page d’inscription. Vous pouvez également vous inscrire à l’avance à l’adresse https://ontariocourts.caselines.com/ en cliquant sur « Register » (S’inscrire) dans la partie supérieure droite de l’écran. Ajoutez également ce site Web à vos signets afin d’utiliser par la suite la version de CaseLines de l’Ontario et non celle d’une autre administration.

Astuce 2 – Déposer les documents en premier pour ensuite les télécharger

Après avoir déposé vos documents devant le tribunal, par l’intermédiaire du service de soumission en ligne des documents judiciaires ou d’une autre méthode approuvée, et une fois que ces documents ont été acceptés par le tribunal, téléchargez‑les dans CaseLines. Veuillez le faire au moins cinq jours avant la date de la comparution (ou plus tard SI les règles applicables le permettent). Les documents judiciaires nécessaires aux requêtes préliminaires à Toronto doivent être téléchargés le jeudi précédant la semaine où la motion doit être plaidée.

Important – Vous devez obligatoirement télécharger vos documents dans CaseLines pour que le fonctionnaire judiciaire ait accès à ceux‑ci pendant sa préparation. Les documents qui ne sont pas téléchargés dans CaseLines ne seront probablement pas examinés à l’avance.

Astuce 3 – Inviter d’autres avocats et adjoints juridiques

Les avocats peuvent accorder à d’autres professionnels un accès à leurs cas dans CaseLines. Pour ce faire, trouvez le cas (à l’écran « Afficher la liste de cas ») et cliquez sur « Mettre à jour le cas ». Ensuite, cliquez sur l’onglet « Personnes » qui se trouve dans le cas, puis sur « Inviter un nouveau participant ». Saisissez l’adresse de courriel du participant, puis sélectionnez les lots auxquels vous voulez lui donner accès (p. ex. les lots d’événement et les lots d’ordonnances et d’inscriptions). Lorsque vous cliquez sur « Inviter », un courriel automatisé de CaseLines contenant un lien vers le cas sera envoyé à la personne.

Vous pouvez regarder un court tutoriel vidéo en cliquant ici.

Si vous êtes un plaideur non représenté et souhaitez accorder un accès à vos documents dans CaseLines à une autre personne, vous devez demander au tribunal d’accorder cet accès.

Astuce 4 – Nommer et numéroter les documents

Pour télécharger des documents dans CaseLines, vous devez les enregistrer en suivant le protocole de dénomination ci‑dessous :

  • Type de document (y compris le numéro de formule lorsqu’il s’agit d’une affaire de droit de la famille);
  • Type de partie qui soumet le document;
  • Nom de la partie qui soumet le document (y compris les initiales de la partie si le nom n’est pas unique dans l’affaire);
  • Date à laquelle le document a été créé ou signé, selon le format JJ­MMM­AAAA (p. ex. 12-JAN-2021).

Les documents dont le nom ne respecte pas ce protocole ne seront pas téléchargés correctement ou ne seront pas acceptés.

Vous pouvez contrôler l’ordre dans lequel vos documents apparaissent, veuillez donc ajouter un chiffre au début du nom du document (p. ex. 1. Mémoire – Partie intimée Smith – 01‑JAN-2021). Si vous téléchargez un nouveau document plus tard (p. ex. pendant l’audience), veuillez l’ajouter à la fin de votre liste pour que celui‑ci ne change pas l’ordre et les numéros de page qui ont été attribués aux documents qui ont déjà été téléchargés. Si vos documents n’apparaissent pas dans le bon ordre, veuillez communiquer avec le personnel pour qu’il puisse modifier les paramètres de votre dossier.

Voici un exemple de façon dont un intimé d’un appel peut nommer ses documents dans CaseLines :

  1. Mémoire – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
  2. Dossier de défense – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
  3. Recueil de plaidoiries – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
  4. Recueil des transcriptions – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
  5. Dossier des pièces – Partie intimée Smith – 01-JAN-2021
  6. État financier Formule 13.1 – Requérant Smith – 01-JAN-2021

Astuce 5 – Télécharger les documents individuellement dans le lot d’événement approprié

Lorsque vous accédez à votre cas dans CaseLines, vous voyez une liste de lots d’événement (sous‑dossiers) dans celui‑ci. Avant chaque événement, le personnel assignera un nom au lot de l’événement et vous donnera accès à celui‑ci. Par exemple, si une conférence en vue d’un règlement amiable est prévue, le personnel vous donnera accès au lot de celle‑ci. Vous auriez également accès aux lots d’événement et de conférence en vue d’un règlement amiable précédents. Téléchargez vos documents dans le lot d’événement approprié. Cela permet au fonctionnaire judiciaire d’examiner facilement les bons documents avant l’événement.

Pour télécharger des documents, cliquez sur l’onglet « Sections » dans le cas, trouvez la section désignée et cliquez sur « Télécharger le(s) document(s) ».

Habituellement, il est préférable de télécharger chaque document séparément. Cela s’applique à tous les éléments de preuve ou les documents qui font partie d’un dossier de motion. Cette mesure permettra de s’assurer que tous vos documents sont organisés et faciles d’accès pour votre audience. Chaque document apparaîtra dans la table des matières figurant du côté gauche de l’écran d’examen. Les affidavits auxquels des éléments de preuve sont joints de même que les recueils de doctrine et de jurisprudence sont l’exception à cette règle générale. Les affidavits auxquels des éléments de preuve sont joints doivent être téléchargés en un même document PDF comprenant des hyperliens de l’affidavit vers les éléments de preuve pour en faciliter la consultation. De même, lorsqu’un recueil de doctrine et de jurisprudence est fourni au tribunal, il doit être téléchargé en un même document PDF avec une table des matières ayant des hyperliens vers les affaires qui y figurent. Cela fera en sorte d’aider le juge ou le juge associé à repérer facilement les éléments de preuve et la jurisprudence.

Astuce 6 – Utiliser des hyperliens

Les hyperliens qui se trouvent dans un même document Word ou PDF sont toujours fonctionnels une fois que le document a été téléchargé dans CaseLines. Nous vous encourageons à utiliser des hyperliens, surtout dans les longs documents. Consultez l’astuce 5 relative à l’inclusion d’hyperliens dans les recueils de doctrine et de jurisprudence et les affidavits auxquels des éléments de preuve sont joints.

Si vous souhaitez lier deux documents au moyen d’un hyperlien, vous pouvez le faire au moyen de la fonction d’hyperlien de CaseLines. Cliquez sur l’onglet « Index » dans le cas, trouvez le document que vous souhaitez lier et cliquez sur « Afficher ». À l’écran « Afficher », cliquez sur le bouton d’hyperlien pour ajouter l’hyperlien à l’endroit souhaité.

Le mémoire d’une partie peut être lié à la jurisprudence dans des sources en ligne accessibles au public, comme CanLii, lorsqu’elles sont disponibles.

Astuce 7 – Créer un index des documents clés qui présente la lettre de section et le numéro de page générés par CaseLines

Après avoir téléchargé vos documents dans CaseLines, vous pourriez vouloir créer un document contenant un index des documents que vous utiliserez à l’audience ainsi que la lettre de section et le numéro de page générés par CaseLines (p. ex. A13). Si vous téléchargez ce document dans CaseLines avant l’audience, le fonctionnaire judiciaire pourra le consulter lorsqu’il se préparera en vue de l’événement.

Astuces pour l’audience

Astuce 8 – Consulter une liste des événements à venir et accéder aux liens de vidéoconférence

Vous pouvez voir vos événements à venir dans CaseLines en cliquant sur « Afficher les audiences » en haut de l’écran. Cette page présente une liste de vos audiences à venir et comprend les coordonnées Zoom pour les audiences virtuelles.

Si vous voulez partager les coordonnées Zoom avec votre client, cliquez sur le bouton « Video Conference Link » (Lien de la vidéoconférence) dans le cas dans CaseLines, copiez le lien et collez‑le dans votre communication avec votre client.

Astuce 9 – Naviguer dans les lots

À titre de pratique exemplaire, le personnel vous donnera accès au lot d’événement de votre audience (p. ex. motion) et à un lot d’ordonnances et d’inscriptions. Vous recevrez un accès à plus de lots si d’autres événements sont planifiés et créés dans CaseLines.

Vous pouvez naviguer dans vos lots à l’écran d’examen en utilisant le menu déroulant se trouvant dans le coin supérieur gauche de l’écran.

Astuce 10 – Diriger le fonctionnaire judiciaire vers une page précise d’un document

Si vous ou l’autre partie transmettez au fonctionnaire judiciaire la lettre de section et le numéro de page générés par CaseLines (p. ex. B17), vous pouvez saisir ceux‑ci dans le champ « Find Page Number » (Trouver un numéro de page) à l’onglet « Trouver » en haut de l’écran, et tous les participants seront dirigés directement à la bonne page. Une autre façon de faire consiste à ouvrir le document dans CaseLines, à cliquer sur « Trouver » en haut de l’écran, puis à cliquer sur « Diriger les autres à la page ». Cette méthode enverra à toutes les autres parties un message sur lequel ils peuvent cliquer pour être dirigés à la page en question.

Astuce 11 – Utiliser le mode présentateur pour la présentation pendant l’audience

Vous pouvez utiliser le mode présentateur pour aider les autres participants à suivre votre présentation pendant l’audience. Il vous permet d’afficher des pages et sections précises d’un document se trouvant dans CaseLines pour tous les participants.

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur l’onglet « Présenter », puis sur « Start Presentation » (Commencer la présentation) pour devenir le présentateur. Une bordure rouge apparaîtra autour du volet d’examen, ce qui signifie que vous êtes en mode présentateur. Demandez aux autres participants de cliquer sur l’onglet « Présenter », puis sur « Follow Presenter » (Suivre le présentateur) et sur votre nom. Vous verrez qui vous suit en regardant la liste de noms affichée en haut de l’écran.

Astuce 12 – Revenir à la dernière page consultée d’un document précédemment ouvert

Si vous passez d’un document à l’autre dans CaseLines et souhaitez revenir à la dernière page consultée, cliquez sur « Trouver » en haut de l’écran pour afficher des boutons de fonctions supplémentaires, puis cliquez sur « Afficher la page précédente ».

Astuce 13 – Afficher plus d’un document CaseLines à l’écran

Vous pouvez ouvrir de multiples documents dans CaseLines en cliquant sur « Afficher » en haut de l’écran pour afficher des boutons de fonctions supplémentaires, puis en cliquant sur « Ouvrir dans un nouvel onglet ». Un nouvel onglet de votre navigateur s’ouvrira pour vous permettre de consulter les documents. Vous pouvez également afficher deux documents côte à côte dans CaseLines en cliquant sur l’icône de doubles volets située dans le coin supérieur droit de votre fenêtre de lecture (c.‑à‑d. de petits rectangles qui se chevauchent). Un deuxième volet de lecture s’ouvrira pour que vous puissiez lire les deux documents côte à côte.

Astuce 14 – Mettre des éléments en surbrillance ou prendre des notes dans les documents au moyen de la fonction de notes

Vous pouvez mettre des éléments en surbrillance ou prendre des notes dans vos documents dans CaseLines au moyen de la fonction de notes. Cette fonction est décrite dans le guide de CaseLines qui porte sur les notes. Pour accéder au guide, ouvrez une session dans CaseLines, puis cliquez ici. Pour accéder à une liste complète de guides pour CaseLines, cliquez ici.

Astuce 15 – Télécharger les ordonnances et inscriptions récentes

Votre cas comprendra un lot d’ordonnances et d’inscriptions. On demande aux parties de télécharger des copies des ordonnances et inscriptions dans ce sous-lot si ces documents n’ont pas déjà été téléchargés afin qu’ils soient accessibles pour les événements à venir. Ces documents doivent comprendre toute ordonnance qui est toujours en vigueur ainsi que toute inscription pertinente, y compris les inscriptions qui ont été effectuées avant que les fichiers électroniques soient accessibles au tribunal.

N’oubliez pas de donner au document un nom descriptif qui respecte le protocole (c.‑à‑d. au lieu de « Ordonnance », inscrire « Ordonnance de Stevenson J., 1‑FEV‑2021 »).

Astuce 16 – Utiliser des projets d’ordonnance téléchargés dans CaseLines

Les fonctionnaires judiciaires peuvent télécharger et modifier des projets d’ordonnance ou d’autres documents pour les aider à préparer leurs ordonnances. Vous pourriez donc vouloir inclure des projets d’ordonnance dans vos documents.

Astuce 17 –

Soutien

Une foire aux questions (FAQ) sur CaseLines est accessible en ligne à l’adresse suivante : https://www.ontariocourts.ca/scj/fr/avis-et-ordonnances-covid-19/avis-supplementaire-2-septembre-2020/questions-caselines/.

Si vous avez besoin d’aide pour résoudre des problèmes techniques, veuillez communiquer avec le service de soutien technique de Thomson Reuters au 1­800­290­9378 et sélectionner l’option « CaseLines » ou « Evidence Sharing » dans le répertoire, ou faire parvenir un courriel à l’adresse westlaw.softwaresupport@tr.com. Le soutien est offert de 8 h à 17 h du lundi au vendredi.

La Division des services aux tribunaux du ministère du Procureur général offre maintenant une ligne de soutien technique en tant qu’aide supplémentaire pour les plaideurs non représentés. Cette ligne dirige les plaideurs non représentés vers un répertoire d’options de soutien. CaseLines est l’option 4 dans le menu. Les plaideurs non représentés peuvent joindre cette ligne au 1­800­980­4962.