Lignes directrices sur le dépôt de documents électroniques à la Cour d’appel de l’Ontario

Les Lignes directrices sur le dépôt de documents électroniques à la Cour d’appel de l’Ontario sont actuellement suspendues. Il est recommandé aux parties de consulter la Directive de pratique consolidée concernant les instances à la Cour d’appel durant la pandémie de COVID-19 pour obtenir des renseignements sur les exigences en matière de dépôt électronique.

En vigueur : le 1er mars 2017. Modifiées : le 10 juillet 2018, le 3 juillet 2020 et le 26 octobre 2020.

I. Dépôt de documents électroniques

La règle 61.09 des Règles de procédure civile exige que les parties déposent des versions électroniques de leurs mémoires et transcriptions dans les appels.

La Cour d’appel encourage fortement les parties à déposer des versions électroniques d’autres documents judiciaires, y compris les documents d’appel et de motion déposés dans les instances criminelles et civiles, en plus des copies papier de ces documents.

II.Transmission de documents électroniques par courriel

1. Types de documents qui peuvent être transmis par courriel

REMARQUE : L’adresse COA.E-file@ontario.ca ne sert pas à recevoir des demandes de renseignements ni d’autres communications concernant les instances judiciaires.

Seuls les documents de moins de 35 mégaoctets (Mo) décrits dans la liste suivante peuvent être présentés au tribunal comme pièce jointe à un courriel, à COA.E-file@ontario.ca :

• les mémoires électroniques;
• les transcriptions électroniques;
• les versions électroniques d’autres documents prescrits par les Règles de procédure civile et les Règles de procédure de la Cour d’appel en matière criminelle, y compris les cahiers d’appel et recueils et les dossiers des pièces;
• les copies électroniques des affidavits de signification;
• la correspondance électronique précisée dans la directive de pratique concernant les appels en matière civile devant la Cour d’appel de l’Ontario :
  • Avis de changement d’adresse postale ou de courriel des avocats ou des parties qui se représentent elles-mêmes: voir la directive de pratique concernant les appels en matière civile, art. 6.4
  • Lettre au greffier demandant au tribunal l’autorisation de ne pas se conformer à l’obligation de déposer un dossier de motion ou l’abrégement des délais pour signifier ou déposer les documents de la motion dans le cadre d’une motion devant un juge seul : voir la directive de pratique concernant les appels en matière civile, art. 7.1.5
  • Lettre au greffier l’informant qu’une motion devant être entendue par un seul juge ou par un tribunal de juges a été retirée ou a fait l’objet d’un désistement : voir la directive de pratique concernant les appels en matière civile, art. 7.5
  • Formulaire intitulé « Demande conjointe de conférence préparatoire à l’audience en vue d’un règlement amiable Word, PDF» : voir la directive de pratique concernant les appels en matière civile, art. 9.3
  • Lettre demandant l’ajournement d’une motion devant un seul juge, une motion devant un tribunal de juges, ou d’un appel : voir la directive de pratique concernant les appels en matière civile, art. 7.5 et 12.3
  • Avis de désistement ou de règlement d’un appel ou d’un appel incident : voir la directive de pratique concernant les appels en matière civile, art. 14
• la correspondance électronique précisée dans la directive de pratique concernant les appels en matière criminelle devant la Cour d’appel :
  • Avis de changement d’adresse postale : voir la directive de pratique concernant les appels en matière criminelle, art. 6.3
  • Lettre au greffier l’informant qu’une motion ou requête devant être entendue par un seul juge ou par un tribunal de juges a été retirée ou a fait l’objet d’un désistement : voir la directive de pratique concernant les appels en matière criminelle, art. 7.1.3
  • Lettre au greffier demandant au tribunal l’autorisation de ne pas se conformer à l’obligation de déposer un dossier de motion ou l’abrégement des délais pour signifier ou déposer les documents de la motion dans le cadre d’une motion devant un juge seul : voir la directive de pratique concernant les appels en matière criminelle, art. 7.2.4.3
  • Lettre au greffier, avec copie à l’avocat de la Couronne affecté aux appels de détenus/en personne au Bureau des avocats de la Couronne — Droit criminel ou au Service des poursuites pénales du Canada, demandant que les documents d’un dossier du tribunal d’un détenu/en personne soient transférés à un nouveau dossier du tribunal d’appel géré par un avocat : voir la directive de pratique concernant les appels en matière criminelle, art.9.1.4
  • Avis d’un transcripteur autorisé du tribunal portant qu’une transcription a été demandée : voir la directive de pratique concernant les appels en matière criminelle, art. 9.3.1
  • Avis d’un transcripteur autorisé du tribunal portant qu’une transcription a été achevée et auquel est jointe une formule 0551 : voir la directive de pratique concernant les appels en matière criminelle, art. 9.3.4
  • Avis d’un transcripteur autorisé du tribunal portant qu’une transcription n’a pas été achevée dans le délai prescrit : voir la directive de pratique concernant les appels en matière criminelle, art. 9.3.6
• les documents dont les juges ou le personnel de la Cour d’appel demandent expressément la transmission par courriel.

Remarque : Les mémoires et transcriptions électroniques de 35 Mo ou plus doivent être présentés sur CD/DVD-ROM ou clé USB, comme il est indiqué ci-dessous.

2. Exigences relatives à l’envoi de documents par courriel

i) À la ligne de mention objet du courriel, l’expéditeur doit indiquer la nature de la pièce jointe et le numéro de dossier du tribunal.

Exemples :

Objet : Mémoire électronique C12345 — Mémoire de l’appelant

Objet : Transcription électronique C12345

Objet : Cahier d’appel et recueil électroniques C12345

Objet : Avis de désistement C12345

Objet : Affidavit de signification C12345

Sachez que, si un courriel envoyé à COA.E-file@ontario.ca ne comporte aucune ligne de mention objet, le courriel et toute pièce qui y est jointe ne seront pas acceptés à des fins de traitement par la Cour d’appel.

ii) Si des renseignements figurant dans le(s) document(s) joint(s) au courriel sont assujettis à une interdiction de publication, une ordonnance de mise sous scellés ou une disposition législative interdisant leur publication, l’existence de la restriction à la publication devrait être clairement indiquée à la ligne de mention objet du courriel et dans le corps du courriel.

Par exemple :

Objet : C123456 — Mémoire de l’appelant — Remarque : Interdiction de publication en vertu du par. 134(11) de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille

Veuillez noter que les documents se trouvant dans le présent mémoire sont assujettis, en vertu du par. 134(11) de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, à une interdiction légale de publier ou de rendre publics des renseignements ayant pour effet d’identifier un témoin, une personne qui prend part à l’audience ou une partie à l’audience autre que la société.

III. Dépôt sur CD/DVD-ROM ou clé USB

Les documents électroniques peuvent aussi être remis à la Cour d’appel sur CD/DVD-ROM ou clé USB par la poste, par messager ou en personne.

Seule une copie du CD/DVD-ROM ou de la clé USB est exigée.

Le CD/DVD-ROM ou la clé USB devrait porter une étiquette indiquant le numéro de dossier du tribunal. Une lettre d’accompagnement énumérant les fichiers contenus sur le CD/DVD-ROM ou la clé USB devrait y être jointe. Les documents sauvegardés sur le CD/DVD-ROM ou la clé USB devraient être nommés par numéro d’appel ou de motion et selon le code de document désignant le type de document (par exemple : C12345.FAP.docx). Les codes de document sont indiqués ci-dessous.

Si des renseignements se trouvant sur le CD/DVD-ROM ou la clé USB sont assujettis à une interdiction de publication, une ordonnance de mise sous scellés ou une disposition législative interdisant leur publication, il faut l’indiquer clairement dans la lettre d’accompagnement et, dans la mesure du possible, sur une étiquette apposée sur le CD/DVD-ROM ou la clé USB.

IV. Mise en forme des documents électroniques

1. Les documents électroniques peuvent être présentés dans les formats courants suivants :

• PDF permettant une recherche textuelle (par ex., dans un format de reconnaissance optique de caractères pour les documents PDF balayés)
• Microsoft Word
• HTML

2. La version électronique d’un mémoire doit être mise en forme afin que le document complet soit contenu dans un seul fichier électronique. Il n’est pas nécessaire que la version électronique du mémoire comprenne une image balayée de la signature provenant de la version imprimée ou une signature électronique. Cependant, si aucune version papier du mémoire n’est déposée, la version électronique du mémoire doit être signée.

3. Si la version imprimée de la transcription ou du recueil contient plus d’un volume, la version électronique doit être sauvegardée dans des fichiers distincts correspondant aux volumes imprimés.

4. Pour le balayage des documents papier au moyen d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères, la résolution doit être de 300 ppp et ne pas être achromatique.

V. Noms des documents déposés par voie électronique

Les noms de fichier de toutes les versions électroniques des mémoires, transcriptions et autres documents doivent commencer par le numéro d’appel ou de motion de la Cour d’appel, suivi d’un des codes de caractères indiqués ci dessous ou d’un nom plus long décrivant le contenu du fichier, et se terminer par l’extension pertinente (par ex., docx, PDF). Dans le cas des documents sous scellés, il faut ajouter le code « SLD » à la convention d’appellation.

1. Exemples de conventions d’appellation :

C55532.FAP.PDF

C55557.TRN.PDF

C55556.MPF.docx

C55572.FRE.SLD.docx

2. Codes de caractères

Appels :

Motions :

VI. Non-conformité

La Cour d’appel rejettera toute version électronique d’un mémoire, d’une transcription ou d’un autre document qui n’est pas conforme aux procédures énoncées dans les présentes lignes directrices.